Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Expert Descriptif de l'emploi Secrétariat, régie et accueil Missions / conditions d'exercice -Assurer l’accueil physique et téléphonique du 3 DIX-HUIT et plus largement des services sports et jeunesse
-Assurer le suivi de la planification annuelle et des réservations des gymnases et des stades à l’occasion des manifestations sportives et des compétitions
-Assurer la gestion des réservations des salles automatisées via le logiciel Booky
-Gérer administrativement les conventions, demandes de subventions et autres dossiers associatifs
-Réceptionner, traiter le courrier et diffuser les informations aux secteurs (Sports, Jeunesse, Piscine, Camping)
-Assurer le secrétariat courant de la mission du service des sports
-Réaliser les travaux bureautiques (courriers, comptes-rendus, notes, projets de délibération, tableaux informatiques … etc…)
-Effectuer les bons de commande pour le service
-Assurer le tri, le classement et l’archivage des documents

En renfort et/ou en remplacement de l’agent administratif chargé de la gestion des animations enfance, jeunesse et sports :
-Assurer le suivi administratif et les inscriptions des animations Enfance Jeunesse et Sports
-Assurer la mise à jour de la base de données « usagers » du 3 DIX-HUIT
-Assurer la mise à jour régulière des informations des services Jeunesse et Sports
-Assurer la diffusion des actions de communication des animations du 3 DIX-HUIT Profils recherchés Savoir :
Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
Connaissance de base: animation, budget, comptabilité, marchés publics, …)
Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Savoir faire :
Savoir travailler en équipe
Savoir s’organiser et gérer les priorités
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir prendre des notes
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

Savoir être :
Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
Accueillir le public avec amabilité
Gérer les situations de stress, temporiser
Respecter la confidentialité