Assistant administratif gestionnaire réservations salles h/f - ec21817

Assistant administratif gestionnaire réservations salles H/F - EC21817 Au sein du service ... iative :

Accueil, information et orientation des ... s usagers durant les horaires d'ouverture au public.
Gestion et suivi des réservations des salles municipales par les ... usagers privés, organismes divers, directions et services municipaux.
Suivi administratif du service, enregistrement du courrier arrivé et départ, diffusion des informations utiles aux agents du service, référent congés au niveau du service.
Participation d ... rojets innovants et structurant du service (Forum des ... Soirée des ... GRU portail ... ... .. projet de maisons des ... tiques).

Missions principales :

Accueil, information et orientation des ... agers divers :
-accueil téléphonique ou physique du public, transmission de l'information recherchée ou orientation vers l'interlocuteur ou le service compétent,
- prise des messages et transmission pour traitement,
- hiérarchisation des demandes selon l'urgence et la priorité,
- information sur les procédures internes au service.

Gestion et suivi des réservations occasionnelles et/ou régulières des salles municipales :
- prises des réservations, orientation des réservataires vers la salle adaptée et enregistrement des prêts sur le progiciel Planitech,
- orientation des réservataires vers les autres services municipaux prestataires pour l'organisation de manifestations,
-coordination des réservations avec le coordonnateur des sites associatifs et l'agent au bureau d'accueil de la maison des ... Vian,
- gestion des courriers de confirmation et des conventions correspondantes, des attestations d'assurance,
- gestion des prêts associatifs répétitifs et réguliers à la saison ou à l'année,
- transmission des conventions payantes en DF pour recouvrement,
- édition de plannings de salles hebdomadaires,
- édition des états de réservations des utilisateurs,
- édition de statistiques.

Suivi administratif du service :
- réception des courriers, des formulaires de réservations de salles, enregistrement et traitement,
- réception des courriels et orientation ou traitement,
- utilisation des outils bureautiques et logiciel de gestion,
- rédaction de comptes-rendus de réunions,
- tri, classement et archivage de dossiers et documents,
- référent congés : suivi et enregistrement des congés des agents du service en lien avec les Ressources Humaines,
- transmission des informations municipales concernant les agents de la collectivité, aux agents du service.

Participation d ... rojets innovants et structurant du service :
- Forum des ... ticipation aux étapes d'organisation, de suivi et de déroulement du Forum des ...
- Soirée des ... ticipation aux étapes d'organisation, de suivi et de déroulement,
- GRU, portail associatif, projet d'un ... .. projet de création de maisons des ... tiques.

Missions secondaires :

Assurer la continuité du service lors des périodes de vacances ou d'absence du collègue "Conseillèr(e) et accompagnement aux associations".
Polyvalence et relais pour la gestion du fichier des ... naissance des procédures d'identification des ...
Connaissance des procédures du service : dépôts des demandes de subventions associatives, cases courriers, locaux permanents pour donner une information de base aux ... ientation vers l'agent compétent.
Connaissance du fonctionnement du réseau Guid'Asso et orientation vers le référent au sein du service et/ou les référents Guid'Asso.