Assistant.e de direction (h/f)

Affectation : Service Relations Alumni
CDD 1 an
Démarrage à compter du 16/03/2026
Catégorie : B Corps : Technicien
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission
Réaliser et coordonner de manière polyvalente les activités administratives et demandes financières nécessaires à la gestion du service et gérer les demandes des alumni (diplômés, doctorants, personnels), des étudiants, et des recruteurs.

Activités
Administration, organisation et gestion
- Gestion de l'agenda et des rendez-vous de la direction (VIP, directions des entités de l'Unistra- partenaires), planning de travail, renseignement des tableaux de bord et des listes de diffusion.
- Organisation des réunions du Service relations alumni et rédaction des comptes-rendus.
- Organisation des réunions visant le renforcement du réseau des référents Alumni des composantes (facultés, écoles et instituts), contact avec les référents, mise à jour des listes.
- Gestion administrative, suivi budgétaire du service, et gestion des ordres de mission.
- Développement et gestion de la boutique en ligne du Service relations alumni et participation à la génération de recettes propres, responsabilité d'une régie de recettes (en direct et en ligne).

Assistance à l'organisation des événements
- Contact et négociation avec des fournisseurs, engagements budgétaires, préparation des listes d'émargement, et gestion des questionnaires de satisfaction.
- Participation aux événements, accueil des participants, gestion des documents, organisation logistique.

Support aux usagers du Réseau alumni
- Gestion et validation des inscriptions des alumni au Réseau, soutien à l'encadrement de vacataires étudiants pour la gestion des inscriptions des membres du Réseau alumni.
- Réponse aux premières demandes des alumni, relais et suivi des sollicitations/propositions des alumni auprès de l'équipe, des services et des composantes de l'Université.
- Veille liée à la complétude des profils et relance téléphonique pour leur mise à jour par les membres du Réseau Alumni.
- Suivi et mise à jour du fichier de alumni actifs en relation avec les membres de l'équipe du SRA.

Savoir sur l'environnement professionnel
- connaissance du monde universitaire
- Connaissance approfondie en gestion administrative (de niveau licence, BTS assistante de direction ou équivalent avec une première expérience ou stage professionnel dans le domaine)

Savoir-faire opérationnel
- Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office ou équivalent word, excel, powerpoint), rédiger des comptes-rendus, des résumés, et des « posts » sur les réseaux sociaux institutionnels.
- Assurer le suivi budgétaire en recettes et en dépenses en lien avec un pôle financier de l'université de Strasbourg et négocier les prestations
- Effectuer des requêtes de profils sur les réseaux sociaux (linkedIn)
- Faire preuve d'excellentes qualités rédactionnelles
- Bonne expression en anglais et en allemand - Niveau B2-C1
- Assurer le suivi des actions

Savoir-faire comportemental
- Important sens de l'organisation
- Capacité à s'adapter aux besoins des usagers du Réseau Alumni et aux membres du Service relations alumni
- Sens du service rendu
- Dynamisme, réactivité et polyvalence
- Capacité d'écoute et d'analyse des besoins
- Qualité relationnelle et de communication
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie
- Capacité à rendre compte

Contraintes particulières
- Disponibilité pour les événements selon le programme des activités du Service Relations Alumni en journée ou en soirée, le cas échéant.
- Interruptions fréquentes
- Amplitude horaires importantes lors des événements
- Port de charges (documents etc) lors des événements