Description du poste :
En tant que premier employeur public du territoire, le Département de la Seine- Saint Denis (8000 agents) est un acteur majeur de la petite enfance, du social, de l'aménagement, de l'éducation et de la culture.
Employeur responsable, notre politique de recrutement reflète principalement la richesse et la diversité de notre territoire. Nous sommes ainsi fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
La Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) compte 300 agents et est composée de 6 services dont le Service Affaires Générales (SAG). Ce service intervient en support de la direction et de ses services répartis sur 3 bureaux :
La/le secrétaire assistant.e de Direction travaille directement avec le/la Directeur-trice et la/le Chef.fe du Service Administratif et Général (SAG).
Véritable support, l'assistant.e contribue à optimiser la gestion quotidienne des activités, et donc l'atteinte des objectifs de la Direction. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes et apporte son concours à la mise en oeuvre des projets.
Description du profil :
Niveau d'études : 3 - 4 - 5
Diplômes requis : BACCALAUREAT-BAC+2
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire Souhaitée(s) et Requise(s).
Appui administratif et organisationnel
Assurer le secrétariat de la Direction en coordination avec les secrétariats des différents services.
Renseigner les interlocuteurs et les orienter vers l'interlocuteur compétent si nécessaire.
Assister la Direction et le Chef du SAG dans la gestion des dossiers stratégiques et des priorités.
Gérer la réception et la transmission des informations entre la Direction et les services en intégrant les priorités de la Direction.
Identifier et résoudre certains points de blocage administratifs en lien avec les services concernés.
Assurer le secrétariat de la Direction en respectant la charte et les circuits administratifs :
Réception, réorientation et distribution du courrier, suivi des courriers/parapheurs entrants et sortants demandant réponse, en lien avec les agents du service.
Recueillir les éléments préparatoires pour la réalisation de courriers, notes, bilans, rapports divers, proposer une rédaction, assurer la mise en forme définitive et le suivi.
Participer au suivi des dossiers transversaux au service, y compris l'appui logistique.
Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs internes et externes du service, en apportant des réponses de premier niveau.
Classer et archiver les actes matériels et dématérialisés du service, et contribuer à la cohérence des ressources partagées.
Assurer les remplacements des autres secrétariats de service et de la Direction en cas d'absence.
Gestion de l'agenda et des priorités
Organiser et optimiser l'agenda de la Direction et le Chef du SAG en fonction des priorités.
Identifier les urgences et alerter sur les dossiers à traiter en priorité.
Coordination et suivi des actions
Assurer la transmission et le suivi des consignes issues des réunions auxquelles participe la Direction.
Organiser les réunions : préparation des ordres du jour, rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions.
Suivre certains projets transversaux en lien avec les services, en veillant à leur bonne mise en oeuvre.
Contribuer à l'amélioration des procédures internes et à la mise en place d'outils facilitant la gestion des actions de la Direction et du SAG.
Nouveaux locaux, nouvelles ambitions !
À partir de janvier 2026, le Département s'installera dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse :
- Bâtiment 100% inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
- Engagé pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
- Pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité des transports.
➜ Un nouvel environnement de travail à l'image des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !
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