Paris society - secrétaire de direction (h/f)

Vous serez responsable de la bonne gestion du service dans sa globalité (responsable de la coordination des évènements, relations clientèle, gestion d'équipe, gestion des budgets etc), regroupant le réféctoire des Moines et les douze salles de séminaire.
Vous serez responsable de la gestion et la coordination des évènements.
Vous serez le garant de de la qualité du service et des prestations délivrées lors des événements organisés à l'hôtel.
Vous serez en charge de la supervision des équipes sur le terrain dans le respect des standards, des procédures et des normes d'hygiène HACCP en vigueur en sein de l'hôtel.
Vous assure une qualité d'accueil et de services personnalisés à notre clientèle.
Vous serez force de proposition et de création afin d'améliorer les prestations et de développer le chiffre d'affaires et la profitabilité du service.
Accompagner le parcours client et s'assurer de leur bien-être et de la qualité de service
Répondre aux attentes et interrogations de la clientèle et répondre aux plaintes des clients, le cas échéant
Être responsable de la facturation et des caisses
Assurer les ouvertures et fermetures de l'établissement
Être garant de la gestion des approvisionnements nécessaires pour le service en salle : linge, couverts, décoration, vin, alcool, café.
Il participe activement à toutes les réunions auxquelles il est convié, notamment les réunions Restaurations et réunions relatives aux Conférences et Banquets.
Administratif / Gestion / Finances
Optimise le revenu (upselling.) du point de vente
Est garant du respect des procédures en matière d'encaissement, de gestion et de contrôle selon les référentiels internes
Est garant du coût boisson défini par l'hôtel pour son point de vente
Analyse son P&L afin d'optimiser les coûts
Adapte l'organisation de son département et optimise la gestion des effectifs pour améliorer le payroll
Assure le contrôle des inventaires réalisés et du suivi
S'assure de l'entretien continu des équipements d'exploitation de l'hôtel (porcelaine, verrerie, vaisselle) et planifie les réassorts
Travailler en étroite collaboration avec la direction de la restauration et le Chef Exécutif en mettant l'accent sur le succès global de l'hôtel et la satisfaction des clients.
Elabore les budgets, le Capex et les coûts avec la direction de la Restauration
Management
Être en mesure de remplacer tous les postes de niveau inférieur de l'équipe
Participer à la supervision et à la coordination de l'activité du personnel, à l'organisation et au contrôle du travail des équipes tout en pouvant intervenir à chaque étape du service.
Être le garant de l'organisation des plannings de travail du personnel sous la supervision de la direction de la restauration
Participer au recrutement en adéquation avec les valeurs de l'entreprise
Intégrer les nouveaux collaborateurs, les former et les accompagner dans le développement de leurs compétences.
Accompagner la formation du personnel afin de développer leur expertise
Identifier en lien avec la direction de la restauration, les profils évolutifs
Aider à la fidélisation des membres du personnel de la salle en créant un climat de motivation, de cohésion et de respect
Être garant de la gestion des uniformes des équipes de salle (commandes, distribution.)
Collaborer avec l'ensemble des fonctions du groupe Paris Society
Être garant de la fluidité des relations entre les équipes de cuisine et celles de la salle.
Travailler en étroite collaboration avec le chef de cuisine, la cheffe hôtesse, la direction de la restauration et l'équipe évènementielle de l'hôtel
Assurer la transmission des informations pertinentes aux supérieurs immédiats et au personnel sous sa responsabilité (notamment le plan de tables fourni par la cheffe hôtesse avant chaque service)
Connaître le calendrier des évènements de son établissement
Assurer de bonnes relations avec les fournisseurs
Informer sa hiérarchie de tout incident ou réclamation survenu dans le déroulement de son travail, en particulier ceux qu'il n'aura pas été en mesure de résoudre ou dont l'importance le justifie, qu'il s'agisse de problèmes relatifs au travail par lui-même ou au personnel.
Savoir-faire :
Connaître le contexte, les enjeux et les acteurs du secteur de la restauration
Maitriser les techniques de service
Connaître les standards de qualité de Paris Society (recettes, suivi des RH, du restaurant)
Connaître les budgets et les outils financiers (rapport hebdomadaire, recettes, carte de ramassage.)
Connaître toutes les procédures d'hygiène et les normes HACCP et savoir les décliner au sein de son équipe
Savoir manager une équipe multi culturelle
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