UP SKILLS CADRES & EXPERT recrute pour un de ses clients, organisme de formation leader dans le secteur du bâtiment, un(e) Chargé(e) de formations H/F
Poste à en Septembre en CDI, basé à Vitry sur Seine (formation de 2 mois sur Paris 17 ème).
Avantages complémentaires : RTT, mutuelle, restaurant d’entreprise.
Vos missions : Rattaché(e) à la Responsable Formation, au sein d’une équipe de 6 personnes, vous êtes en charge d’un secteur spécifique de formation : le volume par an est d’environ 1500 stagiaires/ 300 sessions de formations / 25000 heures stagiaires. 80% de votre activité sera de la gestion dématérialisée administrative et financière des sessions de formation. Vos missions s’articuleront autour de 3 pôles d’activités : Le pole relations clients/commercial : Conseiller et orienter le client (commanditaire ou stagiaire) vers le(s) stage(s) adapté(s) à ses besoins, et les sessions de formation disponibles, Réaliser des actions de promotion pour remplir les sessions si besoin, Gérer la commande client, y compris confirmation, aléas, résultats, justificatifs, facturation, règlement, Transmettre les feedback formateurs en fin de session Effectuer la relance paiement client de son secteur La planification, l’organisation, la gestion administrative et financière des actions de formation : Veiller au bon équilibre financier des sessions de formation Planifier les sessions de formation Gérer les inscriptions, conventions de formation, convocations, envoi des factures et résultats. Edition et envoi des éléments de formation (feuilles d’émargement, supports stagiaires, clés USB) Gérer les commandes fournisseurs/formateurs/organismes de formation (prestataires) : Gérer les relations avec les organismes financeurs (OPCO) : subrogation de paiement Recueillir les bilans de formation des formateurs et stagiaires et alerter sa hiérarchie lors d’anomalies constatées Actualiser l’offre catalogue sur le site internet Le bon fonctionnement du Système qualité Faire face aux aléas en étant force de proposition Signaler tout dysfonctionnement et insatisfactions exprimées par les entreprises ou stagiaires à sa hiérarchie Actualiser les fichiers clients et prospects Assurer la traçabilité des actions Respecter les process qualité
Votre profil : De formation supérieure Bac + 2/3 (RH, assistant de direction, assistant de gestion PME/PMI, administration des ventes), vous souhaitez valoriser une expérience acquise en Organisme de Formation ou en OPCO sur une fonction de conseil clients/adhérents et d’interface de gestion administrative, logistique et relationnelle (formateurs, prestataires). Une expérience en SAV ou gestion dépannages interventionsdans le bâtiment serait un plus. Vous maitrisez les outils bureautiques (Word / Excel), internet, réseaux sociaux. Vous êtes à l’aise avec l’apprentissage de nouveaux outils : plateforme LMS, digital Vous avez la capacité à vous intégrer à une équipe et à accepter la relation hiérarchique Enthousiasme, pragmatisme, intelligence pratique, curiosité et ouverture intellectuelle, humilité, esprit d’équipe et de partage, sens du client et du service, fiabilité, engagement, sens du reporting vous permettront de réussir.
gestion administrative assistanat administratif
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