Secrétaire - secrétaire de direction h/f

CONTEXTE

Le Groupe Ramsay Santé est leader de la santé privée en France et en Europe avec plus de 400 hôpitaux et centres médicaux. Présent sur tout le parcours de soin : médecine, chirurgie, maternité, soins de réadaptation et santé mentale, il place la santé de ses 12 millions de patients annuels ainsi que le bien-être de ses 38 000 collaborateurs et 9 300 praticiens libéraux au centre de ses préoccupations.

« Entreprise à mission », Ramsay Santé oeuvre à améliorer la santé en innovant constamment, plaçant l'impact social et environnemental au coeur de ses actions.

L'Hôpital Privé Saint Martin est un établissement de Médecine et Chirurgie multi spécialités, doté de 227 lits d'hospitalisation, 56 places d'ambulatoire, 28 postes d'hémodialyse et 20 salles de bloc opératoire (dont 3 salles de coronarographie).
Nous sommes centre de référence avec notre filière de cardiologie complète et classé 12ème meilleure clinique par le Point 2021. MISSION

Au sein du service pharmacie, vous êtes en charge principalement de la gestion administrative du service pharmacie de l'Hôpital Privé Saint Martin.

Vos missions seront les suivantes :

Réaliser les tâches administratives :
- Gérer les rendez-vous des pharmaciens en fonction de leur planning (relance par mail/confirmation),
- Assurer la mise à jour hebdomadaire des plannings sur le logiciel « First » en vue de la préparation des salaires,
- Répondre au téléphone,
- Assurer la gestion documentaire (archives, édition listing, trame commande manuelle, bons reprise laboratoire),
- Suivre le dossier « Prêt/Emprunt » des médicaments, des Dispositifs Médicaux,
- Suivre les demandes de contrat « Remplaçant »,
- Faire des alertes produits selon information donnée par le Pharmacien,
- Assurer la mise à jour des emplacements pharmacie dans les fiches articles,
- Basculer les nouveaux marchés dans les cahiers de services.

Gérer le stock :
- Classer les bons de commandes et bons de livraison correspondants dans les chemises laboratoires,
- Traiter les litiges de commande : livraison non conforme à la commande (selon Mode opératoire),
- Réclamer les commandes non livrées (retard de livraison), suivis des reliquats (information au service, classeur des reliquats),
- Assurer la demande de reprise ou demande d'avoir, suite erreurs de validation pharmacie,
- Rappeler aux laboratoires les retours non effectués,
- Archiver.

Gérer les factures :
- Gérer les erreurs de prix (demande d'avoir sur « Generix » puis auprès du laboratoire),
- Réadresser les factures non destinées à l'Hôpital Privé Saint Martin,
- Gérer les factures incomplètes et empêcher leur traitement,
- Corriger les erreurs de validation pharmacie.

Profil

Formation en secrétariat ou gestion administrative
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion (idéalement First et Generix)
Rigueur, sens de l'organisation et autonomie
Bon relationnel et esprit d'équipe
Une expérience en milieu hospitalier ou en pharmacie est un plus