Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, elle favorise le dialogue entre tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants, conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.
Structure d'accueil
L’Observatoire de PARIS-PSL est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, spécialisé dans les sciences de l’univers et l’astronomie. Fondé en 1667, il possède des sites à Paris 14ème, Meudon et Nançay. Le poste est basé à Paris XIVème.
Activités principales
Le / La travel manager est placé(e) sous l’autorité de la directrice financière, en lien étroit avec les responsables administratifs des laboratoires, l’agence comptable et la Direction Informatique de l’Observatoire.
Gestion des dispositifs
* Organiser les déplacements professionnels en relation avec le prestataire FCM TRAVEL, le module mission de SIFAC, le suivi des remboursements et les relevés d’opérations avec l’agence comptable.
* Gérer le projet de mise en place et de déploiement de la solution ESR dématérialisée, en lien avec tous ses aspects (opérationnels, informatiques, administratifs, financiers, comptables).
* Référent pour le traitement des difficultés liées aux missions et déplacements, gestion des litiges ou départs en mission non résolus.
* Paramétrer et mettre à jour les outils de gestion des missions et voyages.
* Proposer des évolutions et améliorations, notamment en lien avec la Direction informatique.
Suivi des règles et diffusion
* Rédiger, mettre à jour et diffuser les procédures internes et tutoriels de formation.
* Former les nouveaux collègues.
* Analyser et contrôler la fluidité des processus jusqu’au paiement par l’agence comptable.
* Participer à des réunions «Travel Manager» et animer les réunions des référents techniques.
* Créer un groupe d’échanges avec des homologues pour benchmark et évolutions métier.
Performance des prestations
* Suivre les marchés et accords, vérifier le respect des engagements.
* Recenser les besoins, rédiger les cahiers des charges et analyser les offres dans le respect des règles de la commande publique.
* Assister les structures pour des demandes spécifiques.
* Concevoir des indicateurs de performance et des tableaux de bord pour analyser et faire évoluer l’activité.
Profil du candidat
Savoirs et compétences attendus
Connaissance des techniques d’achat, de négociation, des règles de la commande publique, et du voyage d’affaires.
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