Chargé.e de formation et d’administration

PROFIL DU POSTE Qualifications / expérience : Bac 2 minimum - avoir une expérience de la gestion administrative de centre de formation, de financements états-Europe et/ou de structures culturelles. Qualités personnelles et savoir-être : Très bonnes qualités relationnelles - Rigueur, autonomie, capacité d’initiative, grandes qualités d’anticipation et d’organisation - Sens du travail en équipe et en petite structure - Grande disponibilité et implication Compétences et savoir-faire : Bonne connaissance de la formation professionnelle - Excellente maîtrise des outils numériques, notamment bureautique (word, excel, CRM, outils no code, Wordpress…) - Connaissance en comptabilité et facturation - Connaissance des secteurs culturels de la musique, du spectacle vivant et enregistré. - Qualités rédactionnelles et bonne expression orale MISSIONS ET ACTIVITÉS DE LA FONCTION Mission principale : Il/elle est en charge du traitement administratif des activités de formation professionnelle continue, initiale et loisir. Activités principales : · Référencement du catalogue de formation sur divers plateforme (DOKELIO, EDOF, Les Arts de la Table, autres CARIF OREF…) · Gestion administrative des formations professionnelles (suivi inscriptions, devis, contrats, relance auprès des futurs stagiaires et des organismes financeurs, contrat, convocations, déclaration KAIROS, suivi feuilles émargement en collaboration avec l’accueil, facturation, règlements…) · Utilisation, suivi et mise à jour des outils numériques de gestion de la formation et des différentes plateformes de financement de la formation professionnelle. · Travaux administratifs divers (dossiers de subventions ADAMI, SACEM, SCPP et SPPF, conventions, partenariats…) · En collaboration avec la coordinatrice pédagogique, suivi des inscriptions aux épreuves de certifications (bulletins inscriptions, partitions), édition et envoi des parchemins au certifiés, accrochage des certifiés auprès de France Compétence · Participation au « Comité Formation » et à la mise en œuvre de la certification Qualiopi · Organisation et suivi administratif des masters class · Organisation et suivi administratif des formations loisirs Activités ponctuelles : · Gestion administrative du « Fonds de Professionnalisation et de Solidarité » d’AUDIENS (suivi inscription, facturation, relance) · Personnes ressource pour l’équipe accueil : gestion administrative des mises à disposition de salles (conventions, réservations, devis, factures, règlements), gestion et suivi des plannings, accueil-informations des usagers · Participation à des groupes de travail de la FNEIJMA ou autres réseaux, représentation et présence à divers évènements (JIRAFE, Forum asso du 11 ème, MAMA) MOYENS ET CONDITIONS D’EXERCICE Outils professionnels utilisés : Les Arts de la Table (Airtable) - Logiciel de comptabilité (Sage) - Pack Office – Planning PME – Plateformes organismes financeurs (EDOF, Dokelio, France Travail, AFDAS…) Conditions spécifiques d'exercice : · L’équipe étant réduite, une grande polyvalence est nécessaire (accueil, information, petits travaux administratifs ou autres possibles) - Possibilités de travail en soirée ou en week-end - - Télétravail partiel RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU CONTRAT DE TRAVAIL Date embauche : 18 août 2025 Type de contrat : CDD (remplacement de congé maternité) Durée hebdomadaire de travail : temps plein Convention collective appliquée : CCNSVP Qualification : agent de maitrise – Echelon : 1 Salaire brut : 2 074,21 € bruts Tickets resto 50 % du Navigo