Dans le cadre du développement de notre société basée à CHAMBERY (73). Nous recherchons un(e) Assistant Gestion / Administrative / Direction H/F en CDI. Spécialisée dans le déménagement de particuliers et d'entreprise.
L' assistant(e) est un maillon essentiel du bon fonctionnement de l'entreprise. Il/elle travaille en étroite collaboration avec la direction et apporte son soutien sur un large éventail de tâches administratives, comptables et commercial.
Vous jouerez un rôle clé dans la gestion des tâches quotidiennes du bureau et contribuerez à assurer le bon fonctionnement des activités administratives.
Assistance auprès de la direction :
* Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions.
* Préparer des dossiers permettant la prise de décision, réaliser des présentations.
* Assurer l’interface entre la direction et les opérationnels : organiser, planifier, contrôler leurs activités en fonction des objectifs définis.
* Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs.
* Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs.
* Exercer un rôle de veille et d’alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant l’entreprise.
* Participation à la gestion de projets internes et à l’amélioration des processus administratifs.
* Contribution à des tâches variées telles que la gestion des fournitures, le suivi des dossiers RH ou autres besoins transversaux.
* Participation active à l'organisation et au bon déroulement des opérations de l'entreprise.
Gestion administrative et des ressources humaines :
* Administrer le personnel : absences, congés, départs, bulletins de paie, notes de frais, dossiers collaborateurs.
* Gérer les services généraux : assurances, sécurité, entretien, fournitures.
* Assurer le suivi des stocks et la logistique (approvisionnements, expéditions, livraisons).
* Assurer le secrétariat et la gestion administrative courante
* Coordonner les projets et les activités du bureau
* Saisir et mettre à jour les données dans les systèmes internes
* Gérer les documents administratifs et assurer leur classement
* Assurer un service client de qualité en répondant aux demandes internes et externes
* Aider à la réception des appels téléphoniques et des visiteurs
Gestion comptable et financière :
* Suivre le budget et la comptabilité (facturation clients, règlement fournisseurs), saisir les écritures comptables.
* Gestion des factures clients et fournisseurs, suivi des paiements et des relances
* Analyser et suivre la trésorerie, gérer des dossiers de financement, rechercher et proposer des solutions de gain et d’économie.
* Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux.
* Aide à la préparation des bilans annuels et des clôtures comptables mensuelles.
* Suivi des notes de frais et des opérations de trésorerie.
Gestion commerciale :
* Renseigner et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients.
* Enregistrer et suivre les commandes, les en-cours, les crédits clients, effectuer les relances, veiller au recouvrement des impayés.
* Gérer les fournisseurs et les sous-traitants : suivre les contrats, régler et saisir les factures.
* Établir des statistiques de vente, effectuer le reporting.
* Participer aux actions de communication externe de promotion des services
* Participer à l’élaboration et au lancement d’actions marketing de l’entreprise.
Formation de niveau Bac +2/3
* BTS assistant de gestion PME-PMI – assistant de direction – assistant de manager – comptabilité et gestion
* DUT gestion entreprises et administrations – gestion administrative et commerciale
Licence professionnelle gestion PME-PMI – assistant de manager – gestion administrative
Compétences techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques, bases de données, tableurs, logiciel comptable, logiciels spécifiques
* Bonnes connaissances en gestion, comptabilité, commercial
* La maîtrise de l’anglais serait un plus
* Expérience confirmée en tant qu’Assistante de Direction (3 ans minimum), idéalement au sein d'entreprises de transport.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des systèmes ERP.
* Fort sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
* Maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Office
* Capacité à être responsable du bon fonctionnement du bureau
* Compétences en coordination de projets appréciées
* Excellentes compétences en saisie de données et en gestion documentaire
* Orientation service client et excellentes compétences relationnelles
Poste en CDI, 35h/semaine.
9h-12h / 14h-18h du lundi au vendredi.
1800€ à 2000€ net suivant expérience.
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