Gestionnaire de formation

L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l'ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 25 sites parisiens et franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de étudiants par an répartis en 10 unités de formation et de recherche, 4 instituts, 37 unités de recherche ainsi que 10 écoles doctorales et revendique l'un des plus grands réseaux d'alumni du continent. L'université compte 2600 personnels dont 1200 personnels BIATSS et 1400 personnels enseignants. Son budget annuel s'élève à plus de 220 millions d'euros.

Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l'administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.

L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd'hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l'humain au cœur de l'approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne engagée dans plusieurs projets stratégiques : sa Fondation universitaire, la stratégie d'alliance avec Sorbonne Alliance (Paris 1, ESCP Business School, université Sorbonne Nouvelle), le Campus Condorcet, son projet d'Université européenne UNA EUROPA, les projets Sorb'Rising (PIA 4 « Excellences ») et RAMPE (appel à projets ASDESR), la labellisation HRS4R obtenue en 2021.

, Sous la responsabilité de la Direction de la Formation Continue Panthéon-Sorbonne et de la responsable du Pôle formations FCPS gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.

gestionnaire de formation devra également assurer la responsabilité de référent.e FCA Manager auprès de FCPS et des autres composantes.

Conseil et orientation

Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation
Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs ...
Assurer la diffusion d'informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.

Gestion administrative

Assurer le bon déroulement d'une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)...
Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d'émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF...
Assurer le classement et l'archivage

Gestion scolarité

Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE
Organiser les délibérations
Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
Organiser les rentrées officielles des diplômes avec responsable pédagogique
Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction

Gestion financière

Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
Assurer le suivi des mises en paiement
Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement
Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires

Assistance logistique

Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation
Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
Participer à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons
Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

Démarche qualité en continu

Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes
Référent.e au sein de FCPS et des composantes de FCA Manager : créer une formation, créer des enseignements, renseigner les acteurs (prospects, employeurs), réaliser des conventions, faire un suivi de l'émargement du stagiaire, respecter la cartographie des financeurs
Référent.e au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)
Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance
Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l'université
Appliquer les innovations dans la fonction tel que l'utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées
Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance
Participer aux groupes de travail destinés à moderniser les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l'Agence Comptable...)
Assurer la continuité de service lors de l'absence d'un personnel du pôle formation
Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie, Diplôme requis : Diplôme homologué niveau IV

Expérience professionnelle : avoir exercé des fonctions dans les domaines de la gestion administrative

Savoir-faire

Maitriser les techniques de gestion administratives
Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
Être organisé.e et
Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
Travailler en équipe

Outils Spécifiques à L'activité

Pack office / messagerie
Base de données et application : FCA Manager - APOGEE - EPI
Kairos
Espace des Organismes de Formation (EDOF)