Vos missions en quelques mots L’agent sera chargé de contrôler les documents et formulaires transmis par les administrés, de saisir et mettre à jour les informations dans la base de données, de participer aux missions transversales de la collectivité (inscriptions scolaires et périscolaires, démarches du CCAS, etc.), ainsi que d’assurer les fonctions de régisseur suppléant et la tenue de caisse. - Renseigner les familles sur les structures petite enfance, enfance, scolaires et périscolaires, procéder aux inscriptions - Renseigner et orienter les usagers du bâtiment - Accompagner les usagers dans la dématérialisation des démarches - Traitement des dossiers de tarifications et des fiches de liaisons - Traitement du courrier entrant et sortant et des livraisons - Gestion administrative et archivage des documents - Gestion administrative sur les missions transversales aux services de la direction - Communication avec les familles - Tenue de régie, tenue et suivi de caisse - Préinscription en accueils de loisirs - Inscriptions scolaires - Gestion des adresses et du courrier non distribué - Coordination des missions avec les services transversaux - Accompagnement des familles sur l'accès au portail famille - Attribution d'identifiants pour le portail familles - Gestion des comptes bloqués - Gestion des photocopies aux administrés Conditions de travail : - Travail en équipe, transversal aux services de la direction - Polyvalence sur les missions - Horaires élargis sur les pics d'activité et certaines missions Profil recherché Savoirs : - Connaitre le fonctionnement de la collectivité et des services - Etre polyvalent sur les missions - Travailler sur une base de données - Notion de comptabilité (régie) - Savoir calculer (rendre l'argent) - Savoir interpréter des documents officiels - Qualité d'expression orale indispensable Savoir-faire : - Procédures d'enregistrement et de transmission des données, délivrer des documents et formulaires - Outils de gestion et de suivi de l'activité - Analyser des informations et des documents - Elaborer des avis dans le cadre d'une instruction de dossier - Accompagner l'usager dans ses démarches, la constitution de son dossier, l'orienter vers les services et interlocuteurs compétents - Enregistrer et traiter les réclamations - Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation - Proposer des solutions et des adaptations afin d'améliorer le service rendu - Tenir une régie de recettes - Dialoguer, réguler les situations de conflits, principes et règles de la communication - Principe d'accueil des personnes en situation de handicap Savoir-être : - Avoir le sens du service public - Bonne présentation, qualités d'accueil - Faire preuve de pédagogie - Discrétion, respect de la confidentialité des données - Qualités de communication et relationnelles indispensables - Sens de l'observation, capacité d'écoute - Etre en capacité de rendre compte à sa hiérarchie - Négociation, réactivité, rigueur - Esprit d'équipe - Sens des responsabilités et de la prise d'initiatives
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