Au sein de la direction des affaires juridiques, vous assistez la directrice dans son organisation et réalisez des travaux administratifs. Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :
Assurer les tâches de secrétariat de direction Assurer l'accueil téléphonique et physique, recevoir, filtrer et transmettre des messages Enregistrer le courrier arrivée/départ sur le logiciel dédié et assurer le suivi des parapheurs Enregistrer les notifications de recours et les dépôts de mémoire sur l'application "Télérecours Saisir ou mettre en forme les courriers, réaliser des mailings Gérer les stocks de biens et de fournitures et passer des commandes Organiser des réunions (convocations, matériel, constitution de dossiers.) Prendre des notes et le cas échéant rédiger des comptes-rendus Assurer la gestion documentaire (transmission des revues documentaires, recherche de textes)
Réaliser des travaux administratifs Saisir et renseigner le tableau de suivi des dossiers juridiques Préparer les dossiers de relecture des Bureaux/Conseils et saisir les observations de la Direction des Affaires Juridiques dans l'application dédiée Saisir les délibérations de la direction dans le logiciel dédié Préparer des dossiers en prévision des réunions Réaliser ou saisir des documents de formes et contenus divers (Word, Excel, Powerpoint) Photocopier, trier et classer des documents et des dossiers Remplacer la gestionnaire administrative en cas d'absence dans une logique de continuité de service
Assurer les missions d'agent relais RH Assister la directrice dans la gestion RH des dossiers (congés, déplacements, formations, temps de travail...) Communiquer des informations de 1er niveau aux agents à partir des supports validés par la DRH Saisir et suivre les tableaux de bord (plannings prévisionnels des absences) Saisir des fiches de poste après validation du directeur Saisir des données dans le logiciel Octime Comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Assurer les missions de référent archives Vérifier les bordereaux de versement et la mise en boîte des documents à archiver Respecter les normes archivistiques en matière de conditionnement et de description
Activités annexes Participer aux réunions de l'organe délibérant (en soirée - réunion bimestrielle)
Profil recherché Issu.e d'une formation en secrétariat ou assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire (minimum 3 ans) et faites preuve de rigueur dans la réalisation de vos missions. Vous disposez d'une bonne maîtrise des techniques de secrétariat, de l'orthographe, des règles grammaticales et des logiciels outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint). Vous possédez de réelles capacités d'organisation et savez prendre des initiatives. Disponible et sachant travailler dans l'urgence, vous êtes doté.e d'une aisance relationnelle et savez travailler en équipe.
Informations complémentaires Horaires fixes Carte restaurant approvisionnée de 8,80?/ jours travaillés (60% prise en charge par la MRN) CET monétisable Coffre-fort numérique Mutuelle et prévoyance Gratuité des transports en commun sur le territoire métropolitain ou forfait mobilité durable ou prise en charge des frais de transport (75%) Accès au comité social et à l'association du personnel : séjours vacances, CESU, chèques vacances, billetterie, sport, culture et loisirs, places de crèches réservées, offres d'activités sportives.
Statut : Employé qualifié
Source : PMEjob.fr.
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