Relations fonctionnelles
En interne : l'ensemble des professionnels de l'équipe pluridisciplinaire, les autres Assistants d'encadrement, les usagers, Responsable d'équipe PMI, Médecin de PMI, services des directions de missions mises en oeuvre en territoire et la DTIS. En externe : Partenaires institutionnels, Partenaires sociaux et associatifs.
Missions
Il apporte une assistance permanente au Responsable d’équipe de proximité (REP) afin d'optimiser son activité en terme :
-de gestion,
-d'organisation,
-de communication d'informations,
-de liens inter services au sein de la DTIS.
Il travaille en lien avec les équipes pluridisciplinaires, les autres assistants et les usagers.
Il participe à la gestion de la distribution des Chèque d’accompagnement personnalisé (CAP) aux usagers.
Il prépare et suit des dossiers notamment relatifs aux différentes instances techniques et aux actions partenariales organisées sur le territoire.
En lien avec le Chef de service et son secrétariat, il contribue à la gestion administrative du personnel (gestion des absences, besoin de formation,) et à la cohérence des modalités de gestion à l'échelle de son site d’interventions sociales.
Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à assurer le remplacement des autres assistants d'encadrement.
Les missions sont susceptibles de changements au regard des orientations départementales ou des réorganisations.
Activités principales
Accueil téléphonique
Organisation et planification de réunions
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de documents techniques
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Suivi de tableaux de bord
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion de plannings
Gestion et suivi logistique
Gestion administrative du personnel
Diplômes et niveaux d'expérience requis
CAP/BEP dans le domaine du poste visé, expérience supérieure à 5 ans
Baccalauréat dans le domaine du poste visé, expérence supérieure à 3 ans
Savoirs
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des publics en difficultés
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance du domaine social
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Suivre une procédure
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Utiliser un ou des logiciels métiers
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse
Se montrer attentif à son environnement de travail
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve d'initiatives
Se montrer disponible
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