Rattaché(e) à la Directrice des Ressources Humaines, vous assurez la gestion opérationnelle des services généraux, du patrimoine immobilier et de la flotte automobile de l'entreprise. Vous veillez à la qualité des services apportés aux collaborateurs, à la conformité réglementaire des sites, à l'optimisation des coûts et à la bonne exécution des projets d'aménagement.
1. Gestion de la flotte automobile
- Assurer la gestion opérationnelle d'un parc de 150 véhicules.
- Conduire le transfert de la flotte actuelle vers une flotte électrique.
- Assurer la location de véhicules selon les besoins, le suivi des commandes, des livraisons, des transferts et des restitutions des véhicules.
- Organiser le suivi de l'entretien, des réparations et de la gestion administrative de la flotte (assurances, sinistres, cartes carburant, contraventions...).
- Coordonner le déploiement des bornes de recharge sur l'ensemble des sites de l'entreprise.
- Assurer la conformité et la sécurité : veille réglementaire, suivi des contrôles techniques et des procédures de sécurité (permis, infractions, éthylotests).
- Réaliser le reporting et le suivi budgétaire de la flotte : contrôle et gestion des coûts (carburant, maintenance, leasing, assurance), tableaux de bord, optimisation des dépenses.
- Mettre à jour les règlements d'utilisation des véhicules, les processus de gestion de flotte et la Car Policy de l'entreprise.
- Être l'interlocuteur privilégié des utilisateurs : gestion des besoins, réclamations, formation et communication.
- Participer, en lien avec l'acheteur frais généraux, à la gestion des relations fournisseurs (loueurs, garages, assureurs).
2. Gestion immobilière et services généraux
- Conformité réglementaire, sécurité et environnement
- Garantir la conformité réglementaire des bâtiments et installations sur l'ensemble des sites.
- Piloter et suivre les contrôles obligatoires : sécurité incendie, vérifications des extincteurs, installations électriques, équipements de sécurité, accessibilité, etc.
- Assurer le respect des obligations en matière d'hygiène, santé, sécurité et environnement.
- Organiser et suivre les interventions des organismes de contrôle et prestataires spécialisés.
- Maintenir à jour les registres réglementaires, plans de prévention et documents obligatoires.
- Assurer une veille réglementaire et proposer les actions correctives nécessaires.
- Aménagement des espaces et gestion des projets immobiliers
- Piloter les opérations d'aménagement, de réaménagement, d'emménagement et de déménagement des sites.
- Recueillir les besoins des directions et coordonner leur mise en œuvre.
- Superviser les travaux d'entretien, de rénovation et d'amélioration des bâtiments.
- Assurer le suivi des prestataires, des plannings, des budgets et de la bonne exécution des travaux.
- Participer à l'optimisation des espaces de travail et à l'amélioration des conditions d'accueil des collaborateurs.
- Support aux collaborateurs
- Être l'interlocuteur de référence des collaborateurs pour toutes les demandes liées à l'environnement de travail.
- Recueillir, analyser et traiter les besoins spécifiques en matière d'équipements, d'aménagements ou de services.
- Assurer le suivi des demandes et garantir la qualité de service apportée aux utilisateurs.
- Accompagner les équipes lors des changements d'organisation, d'implantation ou de déménagement.
- Contribuer à l'amélioration continue de l'expérience collaborateur sur les différents sites.
- Services généraux et gestion administrative
- Assurer le bon fonctionnement quotidien des services généraux sur l'ensemble des sites.
- Gérer les commandes de fournitures, consommables et équipements.
- Gérer les commandes de frais de bouche.
- Recueillir les besoins, consulter les fournisseurs et établir les demandes de devis.
- Contrôler les prestations réalisées, valider les factures et assurer le suivi administratif en lien avec la comptabilité.
- Participer à l'élaboration et au suivi des budgets des services généraux.
- Piloter les contrats de prestations et contribuer à l'optimisation des coûts et de la qualité de service.
- Assurer la coordination des prestataires intervenant sur les sites (maintenance, nettoyage, sécurité, espaces verts, accueil, etc.).
Profil :
- Formation minimum Bac +2 en gestion, assistanat, administration des entreprises, services généraux, immobilier ou domaine équivalent.
- Expérience professionnelle d'au moins 2 ans dans les services généraux, la gestion immobilière, la gestion de flotte ou un environnement similaire.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques.
Qualités attendues
- Dynamique et réactif(ve).
- Excellent relationnel et sens du service.
- Organisé(e), rigoureux(se) et autonome.
- Débrouillard(e), capable de gérer les imprévus et de trouver des solutions rapidement.
- Polyvalent(e) et à l'aise dans la gestion de sujets variés.
- Esprit d'équipe et sens des priorités.
Ce que vous trouverez chez TSE :
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