Gestionnaire de la scolarité au niveau doctoral (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'Université Lumière Lyon 2 recrute un Gestionnaire de scolarité au niveau doctoral.
Mission : Le gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes administratifs d'inscription et de soutenance d'un portefeuille de doctorants et HDR gérés au sein du Pôle doctoral.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
1- Gestion de l'inscription administrative et pédagogique pour l'école doctorale (ED) EPIC pour les doctorants Lyon 2 :
- Accueillir et informer le public concerné
- Vérifier les dossiers d'inscription administrative
- Gérer et suivre la procédure d'inscription pédagogique sur le logiciel ADIM jusqu'à validation de l'autorisation d'inscription et relancer les non-inscrits
- Organiser les soutenances de thèse : contrôler la conformité du jury, élaborer les documents administratifs, organiser les souteances d'un point de vue logistique, diffuser l'avis de soutenance et suivre le dossier
- Emettre les diplômes de doctorat
- Mettre en place les conventions de co-direction
- Préparer et suivre les dossiers de changement de direction ou de mise en place de co-direction de thèse avant et après le passage en Commission Recherche
2- Gestion administrative de l'école doctorale EPIC :
- Préparer les auditions des candidats aux CDU et autres allocataires de recherche : préparation des dossiers, convocations...
- Préparer la rentrée des ED et des réunions de conseil des ED en partenariat avec le directeur de l'ED concernée (ordre du jour, compte-rendu, organisation matérielle)
- Participer aux réunions de l'ED
- Assurer le suivi des fiches individuelles de formation
- Diffuser les informations au sein de l'ED aux encadrants et doctorants
- Organiser les élections de l'ED
- Préparer la comission doctorale d'admission en D1 et D4 et plus
- Fournir les données, statistiques nécessaires aux directeurs d'ED et centraliser les données pour l'ED EPIC
3- Gestion administrative du pôle scolarité :
- Organiser les soutenances d'HDR : contrôler la conformité du dossier avant passage en CRR, contrôler la conformité du jury, réserver les salles de soutenances, élaborer les documents administratifs, inscription des candidats, diffuser l'avis de soutenance et émettre le diplôme
4- Participation aux activités et projets du service

PROFIL RECHERCHÉ :

Poste de catégorie C ouvert aux contractuels
SAVOIRS GÉNÉRAUX, THÉORIQUES OU DISCIPLINAIRES
- Organisaton et fonctionnement de la recherche dans l'Enseignement Supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de l'université Lyon 2
- Connaissance des règles de scolarité et de la réglementation applicable aux modalités d'inscription et de validation des diplômes de rectorat
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
SAVOIRS SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
- Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la Recherche
- Connaissance de l'organisation générale de l'université, de son fonctionnement et de ses circuits de décision
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des logiciels de bureautique, d'internet
- Maîtrise des logiciels nationaux et locaux : APOGEE, STEP, SIGED, Filemaker
- Savoir informer et rendre compte
- Organiser son temps de travail et gérer les priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'analyse et de contrôle
- Faire preuve de rigueur
- Faire preuve de polyvalence
- Savoir prendre des initiatives

COMPORTEMENTS ATTENDUS
- Autonomie
- Capacité d'adaptation
- Capacités relationnelles indispensables
Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 15 mai 2025
Poste à pourvoir dès que possible

Poste à temps complet 100% (35h00 par semaine)
Poste de catégorie C :
- ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD jusqu'au 18 juillet 2025