Assistant de gestion en immobilier (h/f)

RESPONSABILITÉS :

AREFIM recrute un Assistant de gestion en immobilier (H/F).
Vos Missions
Vous assistez l'ensemble des directions dans le suivi administratif, technique, financier des projets en assurant la gestion des commandes, la coordination avec les prestataires et le suivi des dossiers administratifs et financiers liés à l'activité de la foncière. Vous réalisez notamment les missions suivantes :
Suivi administratif et techniques des projets :
- Participer à l'ensemble des tâches liées à la gestion de nos actifs immobiliers
- Assurer la gestion et le suivi des commandes auprès des prestataires
- Collecter et organiser la documentation technique et administrative des projets (Formalisation des contrats, factures, attestations, plans, suivi des autorisations administrative ...)
- Participer éventuellement aux REX des opérations
- Participer à l'asset management
Gestion administrative et suivi des fournisseurs :
- Suivre la facturation des prestataires et fournisseurs via le logiciel Salvia (formation assurée si non connaissance du logiciel)
- Obtenir des informations utiles pour la direction financière dans le cadre du suivi des engagements financiers et des budgets des projets
- Réaliser des tableaux de suivi et reporting

Office Management :
- Gestion des bureaux d'Avignon, de Paris, de Strasbourg et Lyon (et toute autre implantation à venir)
- Relais de la société pour la comptabilité auprès du groupe et en lien avec le siège
- Relais de la société pour les congés et absences (RH) et la QHSE auprès du Groupe et en lien avec le siège
- Relais de la société sur la gestion flotte de véhicules auprès du Groupe et en lien avec le siège
- Accueillir les nouveaux collaborateurs
- Organiser et réaliser les CR des réunions d'équipe
- Participer à la constitution de la base de contacts société
- Créer et tenir à jour des outils d'aide à la gestion
- Organiser les déplacements de membres de l'équipe ou de la direction.
- Ecrire, dispatcher et envoyer les courriers de la société
- Réaliser l'accueil physique et tenir le standard téléphonique, traitement des mails
La liste de ces missions est amenée à évoluer en fonction des besoins du poste.
Lieu
Le poste est basé au sein de l'agence d'Avignon.
Contrat
Ce poste est en CDI à temps complet.
Statut ETAM.

PROFIL RECHERCHÉ :

Votre profil nous intéresse !
Vous êtes titulaire d'un diplôme de gestion administrative ou comptabilité.
Vous avez au moins 5 ans d'expérience sur des missions similaires.
Vous maîtrisez la langue française et les logiciels de bureautique (Word, Excel, etc).
Vous êtes dynamique, organisé et doté d'un bon relationnel.
Vous avez la capacité à suivre plusieurs projets et tâches simultanément.
Vous êtes force de propositions, prenez des initiatives et gérez les aléas liés à votre fonction.
Vous avez idéalement une expérience sur un poste similaire chez un contractant général, une entreprise générale ou un promoteur.
Vous possédez une connaissance du montage administratif du bâtiment industriel ou logistique.
KS groupe s'engage pour l'inclusion dans l'emploi : ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Les raisons de nous rejoindre !
- Une politique d'entreprise orientée sur le bien-être au travail, la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), l'inclusion des personnes en situation de handicap
- Un management de proximité avec des équipes dynamiques
- Un environnement de travail de qualité : locaux récents, outils de production régulièrement remplacés
- Des équipements informatiques mis à disposition: 1 smartphone + 1 ordinateur portable
- Des formations tout au long du parcours professionnel: règlementaires, techniques, développement personnel, entretien des compétences...
- Des possibilités de mobilités intra-groupe
- Un package de rémunération selon expérience et compétences avec des avantages : prime de bilan, 13e mois, RTT, participation, intéressement, carte restauration 10€, avantages groupe de notre CSE (carte cadeaux, billetterie)
En rejoignant AREFIM, vous intégrez une entreprise à taille humaine, au cœur des enjeux sociétaux et environnementaux. Notre raison d'être : « Ensemble, créons des lieux de vie innovants au service des entreprises, de la communauté et de la biodiversité.
Nous sommes convaincus que chacun peut faire la différence.