Gestionnaire pédagogique h/f

À propos de nous

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France.

L'IUT de Tremblay-en-France composante de l’Université Paris8, accueille chaque année environ 480 étudiants pour les former dans les domaines de la gestion d’entreprise et administration (BUT GEA), de la logistique et du transport (BUT MLT) et de la maintenance industrielle (BUT GIM).

IUT de Tremblay :


Mission

1) Accueil, information et suivi du parcours de l’étudiant

· Accueillir des étudiants : modalités d’inscription, déroulement des études, événements organisés par le département, etc.

· Accompagner les étudiants tout au long de leur parcours au sein de l’IUT

· Mettre à jour les panneaux d’affichage et communiquer toutes les informations à diffuser sur les outils numériques

2) Gestion des candidatures étudiantes et inscriptions

· Gérer et suivre des dossiers d’admission en lien avec les responsables de formation : réception des dossiers, contrôle des pièces fournies

· Veiller au respect du « Silence vaut accord »

· Communiquer les résultats aux étudiants

· Organiser et procéder aux inscriptions des étudiants.

3) Organisation des études, des examens

· Organiser les examens et les rattrapages des diplômes ainsi que les soutenances de mémoire

· Suivre l’assiduité des étudiants de façon hebdomadaire

· Gérer la formation dans l'outil Pégase

· Éditer tous les documents administratifs pour les étudiants (relevé de notes etc..)

· Transmettre les diplômes aux étudiants

4) Modification des emplois du temps et réservations de salles

· Participer à l’élaboration des emplois du temps

· Modifier les emplois du temps dans l’outil dédié en étroite collaboration avec les responsables de formation

· Réserver et gérer les salles de cours ainsi que du matériel pédagogique nécessaire aux enseignements.

5) Coordination, suivi des stages, tableaux de bord, bilan d’activité, fiche de poursuite d’études.

· Participer à toutes les réunions nécessaires au bon fonctionnement du département et de l’IUT

· Gérer l’organisation administrative des conseils (traitement des enquêtes, envoi des convocations, rédaction des comptes-rendus)

· Organiser les élections des étudiants dans les différentes instances

· Gérer l’ensemble des conventions de stage du département et renseigner les étudiants et les établissements sur la réglementation

· Répondre aux différentes enquêtes, audits, bilans d’activités, et renseigne les tableaux de bord demandés

6) Gestion des projets pédagogiques

Aider à chiffrer les besoins et les projets pédagogiques en établissant des devis auprès des fournisseurs du marché ou autre recherche permettant d’établir un montant de budget ou d’une commande (EJ) (en collaboration avec le chef de département et le gestionnaire financier)

7) Saisie et suivi des heures complémentaires des vacataires

Saisir les heures complémentaires dans la base de données afin de les mettre en paiement


Profil

Savoir

· Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP

· Connaissance générale des règles liées à la scolarité, à la formation dans l’enseignement supérieur

· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

· Maîtrise des logiciels de gestion du domaine, des outils informatiques, des logiciels courants de bureautiques, de travail et de communication à distance.

· Connaissance de la réglementation relative au tri et à la conservation des archives

Savoir-faire et être

· Travailler en équipe et en autonomie

· Planifier son activité, savoir anticiper

· Analyser et gérer les demandes d'information

· Disposer d’une aisance rédactionnelle

· Gérer la confidentialité des informations et des données

· Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode