Adjoint administratif direction des ressources humaines (h/f)

[65705] CH Bagnols sur Cèze
La Direction des Ressources Humaines en partenariat de la Direction des soins infirmiers recherchent un(e) Assistant(e) de Direction H/F.
Le poste est à pourvoir dès à présent.
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice des Ressources Humaines et du Directeur des soins, vous travaillez en binôme et en étroite collaboration avec la gestionnaire des Ressources Humaines.
Vos missions sont les suivantes :
Organiser pour un responsable hiérarchique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers, organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions.).
Domaines Communs aux deux Directions fonctionnelles
 Gestion des agendas  Frappe des courriers  Organisation de réunions/rencontres à la demande des responsables hiérarchiques  Réception, tri et transmission du courrier à chaque direction  Accueil et orientation des agents et des usagers (vers les gestionnaires concernés, information sur les dossiers traités en propre.)  Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques  Assure la prise de note et rédige les compte-rendu ou relevés de conclusions à la demande des responsables hiérarchiques  Organisation et mise en oeuvre du classement des documents et courriers des deux directions dans un lieu unique  Gestion des demandes d'emploi : mise à jour du fichier Excel, réponse aux recommandations.  Gestion des fournitures de bureau et des stocks pour les deux directions  Mise à jour du tableau RH en ressources partagées avec tous les éléments relevant de sa gestion.  Remplacement des badges en cas de perte ou détérioration pour les agents en contrats aidés, et pour tout autre agent en l'absence de la gestionnaire chargée des recrutements et des carrières.  Gestion documentaire : mise à jour des classeurs WEKA (statut et gestion des personnels non médicaux et hospitaliers, Protection sociale) ainsi que du classeur ENSP « Régime disciplinaire des agents des établissements. »  Gestion des publications sur Intranet pour les deux directions fonctionnelles  Utiliser le matériel de bureautique commun.  Traitement des dossiers de recrutements en l'absence de la gestionnaire en titre, en fonction de l'urgence.  Gestion des ordres de mission autres que ceux relevant des dossiers formation.
Domaines spécifiques à la DRH
 Gestion de l'organisation des instances CSE et formation spécialisée o Convocation, ordre du jour o Réservation des salles, installation du matériel bureautique o Mise en forme du compte rendu transmis la secrétaire de l'instance o Diffusion des comptes rendus (CSE et formation spécialisée)
 Gestion des recrutements de remplaçants non soignants o Réception des demandes des services o Demande de validation par le DS et le DRH o Diffusion des offres sur Msatff o Saisie du dossier RH et suivi tableau de bord o Information et suivi auprès de l'encadrement o Suivi des renouvellements des CDD
 Conventions de télétravail : o Instruction des demandes pour attribution o Enquêtes de satisfaction o Suivi des renouvellements
 Gestion du droit syndical (en lien avec la Directrice Fonctionnelle et l'Attachée d'administration) o Suivi annuel de l'utilisation des heures syndicales par chaque composante en fonction du quota dévolu sur la base des résultats aux élections professionnelles et la dévolution d'heures par les sections départementales (heures mutualisées) o Calcul du quota d'heures (tous les 4 ans) sur la base des résultats aux élections professionnelles. o Suivi des élections professionnelles
 Gestion des dossiers transversaux avec la DRH o CLACT (de l'élaboration annuelle au suivi financier pluriannuel) o Dossiers disciplinaires o Médailles du travail par secteur respectif
Description du profil recherché:
Connaissances générales :
Bonne orthographe
Connaissance du vocabulaire médical non spécialisé
Savoir faire technique :
Bonne connaissance de l'informatique & de la bureautique : Word - Excel - Outlook- Internet, Intranet- Powerpoint
Savoir faire relationnel :
-Aptitude à travailler en équipe pluri professionnelle
-Capacité d'accueil et d'écoute
-Savoir travailler de façon autonome
-Discrétion
-Respect du secret professionnel, confidentialité
-Savoir transmettre les informations
Horaires : Horaires normaux