Responsable administratif au pôle d'action sociale de cherbourg-hague (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Collaborateur direct du responsable du pôle d'action sociale, le responsable administratif exerce une fonction de référent pour l'organisation de l'activité administrative et logistique au sein du pôle d'action sociale. Il encadre les agents d'accueil ainsi que les assistants médico-sociaux. Il assure des fonctions financières (régie). Missions / conditions d'exercice Assurer une fonction managériale et organiser la gestion et la mise en œuvre des activités administratives

- Exercer la responsabilité hiérarchique des agents du pôle administratif ;
- Assurer un rôle d'information en termes de ressources humaines (organisation du temps de travail, frais de déplacement, partage de la fonction RH, dans le respect des protocoles internes) ;
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité du pôle administratif ;
- Élaborer et mettre à jour des procédures et des pratiques professionnelles en lien avec les directions métiers sur l'application des différentes politiques déconcentrées en territoire ;
- Assurer un rôle de référent interne pour la mise en œuvre des différentes procédures administratives (conseil, formation...) ;
- Apporter un appui technique sur certains logiciels métiers et les outils bureautiques auprès des agents de son équipe ;
- Participer à l'accueil des nouveaux arrivants sur le pôle d'action sociale ;
- Assurer la gestion de la régie (enregistrements informatiques, paiement des aides, suivi comptable...) et le suivi budgétaire des enveloppes dédiées au pôle d'action sociale ;
- Participer activement aux comités de direction du pôle d'action sociale ;
- Assurer l'organisation et l'animation des réunions du pôle administratif ;
- Participer aux réunions institutionnelles à l'échelon infradépartemental ou départemental.

Piloter la mise en œuvre de l'accueil des différents publics

- Organiser l'accueil physique et téléphonique du public ;
- S'assurer de la complétude des tableaux de bord en lien avec les agents d'accueil ;
- Veiller au respect des consignes départementales en matière de sécurité (plans vigipirate, protocole sécurité, ...) ;
- Veiller à l'actualisation des conventions des permanences délocalisées ;
- Veiller à l'organisation du courrier (tenue d'outils de suivi des entrées et sorties) ;
- Soutenir les agents d'accueil et intervenir directement le cas échéant en cas de situation d'accueil complexe en lien avec les autres membres du comité de direction.



Assurer auprès du responsable du pôle d'action sociale la gestion de dossiers transverses
- Assurer la circulation de l'information en lien avec le responsable du pôle action sociale ;
- Prendre en charge le suivi du document unique en collaboration et sous la supervision de son responsable hiérarchique ;
- Assurer le pilotage de l'archivage des dossiers du territoire dans le cadre du protocole en vigueur de la collectivité ;
- Assurer l'interface avec la direction de la communication (diffusion sur le site web, transmission des informations ...) en lien avec le responsable du pôle d'action sociale.
Assurer la gestion de la logistique au sein du territoire
- Procéder au recensement et à l'analyse des besoins en termes de fournitures, mobilier, imprimés, fond documentaire, ... ;
- Assurer le suivi du parc automobile et des locaux affectés au pôle action sociale (demandes d'intervention, réception des entreprises...) ;
- Organiser les modifications d'organisation matérielle.

Assurer en lien avec la direction du patrimoine départemental et le responsable du pôle d'action sociale le suivi et la réalisation des travaux (demande d'intervention, réception des entreprises, veille sur la bonne réalisation des travaux). Profils recherchés Compétences :
- Connaître l'organisation administrative de la collectivité territoriale ;
- Maîtriser le cadre réglementaire des politiques liées aux domaines de l'action sociale ;
- Appréhender l'accueil du public ;
- Maîtriser les logiciels de bureautique et de communication ;
- Connaître les règles comptables liées à la tenue d'une régie ;
- Savoir préparer et rédiger des bons de commande ;
- Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, procédures, courriers, rapports...) ;
- Savoir élaborer et mettre à jour un tableau de bord ;
- Savoir accompagner le changement.

Profil :
- Sens du travail en équipe ;
- Savoir faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité ;
- Savoir adapter sa communication ;
- Faire preuve de curiosité ;
- Faire preuve d'autonomie ;
- Être capable d'initiative, d'organisation, d'analyse et de rigueur.

Une expérience managériale antérieure serait appréciée.