L'Assistant-e Administratif-ve Chargé-e d'Accueil a une mission centrale au sein d'une antenne : en lien direct avec les jeunes pour le 1er accueil, ainsi qu'avec les partenaires, il contribue fortement à la première image et impression du public. Ses missions administratives ou techniques métiers, en complémentarité avec les missions des conseiller-ère-s en insertion sociale et professionnelle en lien avec les différents services, et en soutien du responsable du territoire sont essentielles au bon fonctionnement d'une équipe et plus largement au bon fonctionnement de la structure.
Missions principales :
Accueillir le public :
- Accueillir, prendre en compte tout public et gérer les flux
- Instaurer une relation de respect et s'assurer de la confidentialité des données
- Assurer la gestion du standard téléphonique
Informer, recueillir la demande et orienter
- Recueillir et enregistrer la demande et les informations relatives à la situation individuelle du public
- Informer et orienter le public reçu
- Apprécier l'urgence d'une demande
Assurer un suivi administratif
- Constituer et mettre à jour les dossiers
- Transmettre les informations administratives aux organismes partenaires
- Organiser les invitations et les convocations
Animer un espace d'accueil et d'information
- Animer les lieux et organiser l'accès à l'information
- Accompagner le public dans la recherche d'information
Organiser la gestion administrative de l'antenne
- Rédiger des documents administratifs
- Planifier, assurer la logistique
- Gérer des emplois du temps
- Effectuer des travaux administratifs
- Traiter le courrier postal (départ et arrivée) et les courriels
Profil :
- BAC minimum et expérience professionnelle.
- Capacité à communiquer avec les différents acteurs (public jeune, entreprises, associatifs, institutionnels .) en sachant adapter son discours à son interlocuteur et à la situation, capacité d'écoute, capacité de travail en équipe,
- Maîtrise des outils bureautiques, informatiques, web (Word, Excel, PowerPoint .)
- La connaissance du logiciel I MILO serait un plus
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