Charge d'accueil (h/f) - toul

Vos missions en quelques mots La ville de TOUL recherche UN CHARGÉ D’ACCUEIL (H/F) - Poste à temps complet. Quatrième ville de Meurthe-et-Moselle, Toul est une cité de près de 17 000 habitants, chef-lieu d’arrondissement, sur la Moselle et le canal de la Marne au Rhin. Située à 15 minutes de Nancy, elle se trouve au cœur des vignobles des Côtes de Toul, sur la Route du vin et de la Mirabelle. Le patrimoine architectural et historique de Toul est particulièrement riche. La ville de Toul assure une fonction de bourg-centre pour un secteur d’environ 46 000 habitants. Forte de ses nombreux plans d’action (redynamisation du centre ancien, faciliter la mobilité, valorisation du patrimoine et de l’attractivité de la ville), elle fait partie des 222 communes retenues par l’Etat dans le cadre du dispositif national de redynamisation « Action Cœur de Ville ». Situation fonctionnelle Sous l’autorité d’équipe Population Travail en équipe Service / lieu de travail Site Mairie – 13 rue de Rigny – Direction des Affaires Générales – Pré-Accueil hôtel de ville Missions du poste Accueillir, orienter, renseigner le public. Représenter l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers. Accueil et orientation du public au pré-accueil / accueil téléphonique / gestion de l'agenda des RDV passeport - CNI / différentes tâches administratives (classement, publipostage) Affranchissement et gestion des recommandés. Renseignements sur la constitution d'un dossier de titres sécurisés (passeports- CNI) Traitement et suivi des demandes TES Saisie des inscriptions sur la liste électorale et suivi des Jurés d’assises Activités ASSURER UN ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE DU PUBLIC - Recevoir, filtrer et orienter le public - Connaitre et utiliser l'organisation, l'organigramme et les organismes extérieurs - Avoir une présentation et une attitude professionnelle - Connaitre et appliquer les repères et outils fondamentaux, les techniques d'expression, de communication et relationnelles - Connaitre les techniques d'accueil des usagers - Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition - Connaitre et utiliser le standard téléphonique, les annuaires, internet, les progiciels liés à son poste (tel que l'outil de gestion de planning) - Adapter sa communication à des publics différents - Connaitre les caractéristiques des publics RENSEIGNER ET ORIENTER LE PUBLIC Délivrer des renseignements oraux et écrits complets, concis Connaitre et appliquer les directives et procédures d'instruction des dossiers, les procédures de transmission des demandes Connaitre et appliquer les techniques rédactionnelles COLLECTER, TRIER ET DIFFUSER LES INFORMATIONS Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations Connaitre les techniques de classement de documents Connaitre les sources d'informations Profil recherché Qualification et compétences requises Bonne connaissance de la Ville de Toul Expérience comme chargé d’accueil minimum 3 ans pour opérationnel immédiatement Techniques d’écoute et d’accueil, principes de la communication orale Maîtrise des techniques de rédaction Maîtrise de l’outil informatique et du Logiciel Professionnel LOGITUD Recensement militaire et Agenda en ligne SYNBIRD Qualités requises Respecter les consignes générales de qualité, d’hygiène, de sécurité et d’environnement Connaître les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité Représenter sa collectivité en faisant preuve de neutralité et de réserve Respecter les valeurs du service public Avoir une présentation et une attitude professionnelle Travailler, partager et échanger avec l’équipe sur l’activité Savoir écouter et laisser s’exprimer les autres Savoir prendre la parole pour exprimer ses idées, ses propositions d’amélioration dans son activité Renseigner les documents de suivi de l’activité Connaître les supports de suivi de l’activité Organiser son temps et son poste de travail dans le respect des activités planifiées et des règles de fonctionnement du service Connaître et appliquer le règlement intérieur et les règles de fonctionnement définies en interne Respecter les consignes générales de qualité, d'hygiène, de sécurité et d'environnement Connaître et appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité Travailler, partager et échanger avec l'équipe sur l'activité Savoir écouter et laisser s’exprimer les autres Savoir prendre la parole pour exprimer ses idées, ses propositions d’amélioration dans son activité Organiser son temps, son poste de travail et respecter les horaires et règles de fonctionnement du service. Connaître et appliquer le règlement intérieur et les règles de fonctionnement définies en interne Connaitre les techniques de la gestion du temps et l'organisation de son travail Connaitre et appliquer les techniques de médiation, négociation et gestion des conflits Gérer les situations de stress.