Office manager

L’Office Manager garantit le bon fonctionnement opérationnel, administratif et logistique du siège. Il/Elle est responsable de l’accueil, de la gestion des bureaux et de l’expérience collaborateur au quotidien. Véritable facilitateur·rice et relais opérationnel des Ressources Humaines, il/elle contribue activement à la qualité de vie au travail, à la cohésion des équipes et à l’efficacité de l’organisation. Gestion du site & services généraux Superviser l’accueil physique et téléphonique. Assurer la gestion des espaces (salles, communs, fournitures, badges, clés, courrier et réception des colis). Gérer les expéditions (DHL, coursiers, envois spécifiques), notamment pour le CODIR. Piloter la maintenance, la sécurité et la qualité des infrastructures. Prestataires : rechercher les meilleurs prestataires, négocier les contrats, suivre les interventions, contrôler les factures et assurer le suivi administratif. Expérience collaborateur & relais RH Garantir une expérience collaborateur fluide et positive au quotidien. Être le point de contact privilégié des équipes pour leurs besoins opérationnels. Support à l’équipe RH pour l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs : restitution du matériel, fermeture des accès, coordination interne. Diffuser les informations internes (Canal Teams, Télé du Lounge, procédures, communications diverses). Logistique & déplacements professionnels Assister les collaborateurs pour l’optimisation des déplacements professionnels de groupe (organisation, réservations, optimisation des coûts). Collaborateurs étrangers : prise en charge complète de leur venue au siège (transport, hôtels, transferts…). Gestion complète de la flotte automobile (attribution véhicule, gestion de la maintenance, contrats, optimisation des coûts et sensibilisation des utilisateurs…). Organisation logistique des réunions, séminaires, événements professionnels. Animation de la vie interne Organiser les événements d’équipe : moments conviviaux, réunions internes, boards, team-building. Assurer l’organisation et la logistique des boards (préparation, coordination, supports, intendance). Renforcer la cohésion, la dynamique collective et la culture d’entreprise. Proposer et animer des initiatives QVT. Administration & conformité Suivi du budget office et validation des factures. Gestion des commandes, équipements et documents légaux (Kbis, certificats, documents clients). Référent·e sécurité et évacuation : sensibilisation des nouveaux arrivants et tenue des registres. Compétences clés : Polyvalence, maîtrise des priorités et gestion multitâche. Sens du relationnel, diplomatie et communication fluide. Proactivité, autonomie, rigueur et forte adaptabilité. Sens de la confidentialité et loyauté. Excellentes compétences organisationnelles et sens du service. Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, appétence pour les nouveaux outils digitaux. Anglais courant. Profil recherché Minimum 3 ans d’expérience réussie en office management. Intérêt pour les sujets RH, QVT et expérience collaborateur. Anglais courant.