Assistante de direction - ufr lcc

À propos de nous

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.


Mission

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

L’UFR Langues Cultures et Communication (LCC) est une composante de l’Université Clermont Auvergne (UCA) crée en 2017 de la fusion de 2 entités distinctes.

Elle se compose de 8 départements pédagogiques, assurant une offre de formation et de recherche diversifiée axée autour des langues (allemand, anglais, italien, espagnol, portugais, russe et Langues Étrangères Appliquées) ainsi que de la communication.



Placé-é sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du Pôle relations extérieures et internationales de l’UFR, l’assistant-e de direction assure des missions transversales à la structure, en particulier dans les domaines suivants : gestion des salles pédagogiques, organisation d’évènements internes et externes, publication et diffusion de contenus multimédia, gestion des contrats étudiants.

ACTIVITES ESSENTIELLES :

* Gérer les réservations des amphithéâtres, salles banalisées, salles informatiques et espaces communs du site universitaire Carnot à travers le logiciel ADE (logiciel métier nécessitant un apprentissage) : validation des requêtes / demandes de salles, saisie de planning / emplois du temps, instruction des demandes de mise à disposition des locaux, suivi des équipements mobiliers et multimédia, remise en ordre semestrielle des salles

* Assurer la gestion, le contrôle et l'achat de matériel administratif et pédagogique

* Gérer les clés, pass, cartes, boîtes aux lettres

* Assurer l'organisation logistique d’évènements internes et externes : Salon Auversup, Journée portes ouvertes, journée de pré-rentrée, cocktail de fin d’année…

* Publier des contenus et mises à jour sur le site Internet, diffusion mail, diffusion de supports papiers

* Gérer et suivre les contrats étudiants

* Gérer le courrier

* Assurer le secrétariat des comités de sélection


Profil

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances :

* Environnement et réseaux professionnels

* Techniques de communication

* Culture internet



Compétences opérationnelles :

* Maîtriser les règles d’expression orale et écrite

* Maîtrise les outils bureautiques et des logiciels dédiés (ADE, KSUP)

* Savoir identifier les priorités et organiser son activité selon les contraintes et les échéances

* Avoir l’esprit logique

* Travailler en équipe et savoir rendre compte



Compétences comportementales :

* Sens de l’organisation et réactivité, autonomie

* Sens relationnel



SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :

* Possibilité d’une journée de télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté et de journée contractée (la même journée en cas de double modalité)Flexibilité horaire lors d’évènements

* Rémunération : INM 366 = 1801.74 € brut mensuel

* Contrat de travail : 35h hebdomadaires

* Participation aux frais de transports en commun

* Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

* Aménagement du temps de travail :

* Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents ( )

* Accès à un plan de formation des personnels

* Possibilité d’accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité

* Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l’UCA, l’inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

Informations complémentaires :

* Catégorie : C

* Durée du contrat : Jusqu'au 30 septembre 2026