Assistant des affaires académiques
L'ESPCI Paris - PSL, école d'ingénieurs originale, centre de recherche de renommée internationale et générateur fécond d'innovation pour l'industrie, est à la fois un lieu de formation et de recherche où les étudiants-ingénieurs peuvent acquérir les compétences nécessaires pour réussir dans leur carrière.
En tant qu'assistant des affaires académiques, vous serez responsable de gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat, aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçus en lien avec le service comptabilité, renseigner et vérifier la base de données ADUM et vérifier l'intégrité des saisies, contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d'après les données extraites de l'application de gestion des doctorants (ADUM), assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d'étudiants, effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l'ESPCI, élaborer des tableaux d'indicateurs (enquête SISE) et mettre à jour les documents de référence à destination des doctorants.
Vous organiserez également les soutenances de doctorat et HDR, préparant et organisant les soutenances, contrôlant et validant les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditant les courriers aux rapporteurs, coordonnant la réception des pré-rapports, obtenant les signatures pour l'autorisation de soutenir, éditant le procès-verbal de l'avis de soutenance, envoyant les convocations au jury et au candidat, réceptionnant et traitant les PV et les documents de soutenance, éditant et envoyant les attestations de réussite aux docteurs et éditant et envoyant les diplômes.
Au sein du département DAR, vous travaillerez en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes pour réaliser ces tâches, participant aux réunions mensuelles ADUM et s'investissant dans des groupes de travail tel que la dématérialisation de la soutenance. Vous aurez également la possibilité de travailler en renfort du pôle contrat de recherche et du pôle Europe pour réaliser des missions telles que du titrage ou du reporting.
Nos attentes
* Ce poste demande une bonne connaissance des règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d'inscription et de validation des diplômes de doctorat.
* Une organisation et un fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France sont essentiels.
* Un bon niveau d'anglais est apprécié.
Comment postuler
Veuillez transmettre votre CV et une lettre de motivation par courriel à l'adresse indiquée sur le site web de l'ESPCI Paris - PSL.
Pour tout complément d'informations, merci de contacter le contact désigné.
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