Assistant (e) d'agence à cayenne - littoral 2 - cdi f/h

Description du poste

Sous la Direction du Responsable d’Agence et du Responsable d’Agence Adjoint, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la gestion administrative de l’Agence :

FINALITE DU POSTE

Assurer un soutien administratif auprès des différents collaborateurs de l’Agence en organisant les tâches administratives y compris la réception et le traitement de l’information

LES MISSIONS DU POSTE : ASSISTANAT DE L’AGENCE

A ce titre, il/elle doit :

Répondre et filtrer les appels téléphoniques

Effectuer toutes tâches administratives en support des différents services de l’agence

Traiter le courrier et les mails : rédaction, frappe et diffusion

Organiser le classement, l’archivage des dossiers et la documentation du service

Organiser des réunions de service et participer aux échanges selon la nécessité

Assister le responsable dans l’organisation de ses déplacements (réservations diverses…)

Gérer les fournitures de bureau de l’agence : passer commande, distribuer et stocker en collaboration avec le service Achats

Contribuer à la préparation des pièces nécessaires à la constitution des dossiers des réunions périodiques en collaboration avec le responsable

Assurer la continuité de service, de façon temporaire, en cas d’absence imprévue du chargé d’accueil

Maîtriser les outils bureautiques et plus généralement les nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction

Effectuer les attestations d’autorisations d’accès dans les résidences pour les forces de l’ordre

ASSISTANAT DU RESPONSABLE D’AGENCE ET ADJOINT

Rédiger, saisir, éditer et envoyer les notes et courriers

Participer à la rédaction des procédures de l’agence et les mettre à jour

Préparer les documents de travail pour les réunions

Prendre des notes en réunion et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions

Participer à la conception de documents (notices, brochures) destinés aux locataires en collaboration avec le service communication

Traiter au niveau informatique les commandes de travaux comportant une part refacturable aux locataires

Gérer le matériel administratif (tickets de borne, copieurs, TPE, étiqueteuse, broyeur…), suivre l’entretien et

passer des commandes en collaboration avec le service achats

ASSISTANAT DES CGL

Saisir et éditer les attestations diverses (attestations de loyers, quittances...)

Rédiger et saisir les notes au service facturation (remboursements trop perçu, solde, transfert de solde...)

ASSISTANAT DES RESPONSABLES DE SECTEUR

Rédiger, saisir et éditer les notes d’information destinées aux locataires

Participer au suivi des dossiers de sinistres survenus dans les résidences (transmission des rapports des

RS aux assureurs, attestation d’intervention du SDIS, classement) en collaboration avec le service GL Support

ASSISTANAT TECHNIQUE

Réceptionner les devis de travaux pour validation par les responsables d’agence (en y joignant les

états des lieux entrée et sortie si devis de remise en état) Après travaux, saisir la répartition des charges locatives dans le SI (SLM)

RELATIONS INTERNESET EXTERNES

Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise :

Comptes rendus de réunion

Notes de service

Tableau de suivi des sinistres

Tableau de suivi mensuel des dépenses liées à l’entretien des parties communes et aux espaces verts

Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise :

Déclarations de sinistre

Communication destinée aux locataires (notes, brochures, mails,sms)

Autorisations d’accès aux forces de l’ordre