Assistant de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Salaire minimum de € brut (échelon 1)+ 450 € brut prime fonction + prime complémentaire équivalente à 1/12ème de la rémunération. Descriptif de l'emploi Environnement de travail Au cœur du Sillon alpin, Le Grésivaudan se déploie entre plaine et montagnes sur un territoire d’innovation où la qualité de vie et la diversité des activités lui confèrent une forte attractivité renforcée par des opportunités de développement dans de nombreux domaines.
Afin d’assurer les missions dévolues à sa direction des ressources humaines, 31 agents et la gestion de près de 950 agents dont 830 agents permanents répartis dans 7 filières, une moyenne mensuelle de 1030 bulletins de paie, la communauté de communes Le Grésivaudan recherche un/e assistant/e de direction.

Descriptif du posteL’assistant/e de direction assiste l'équipe de direction afin d'optimiser la gestion de leurs missions par la prise en charge d’activités administratives et logistiques.
Il/elle organise et planifie la gestion administrative et logistique de la direction et prend en charge le suivi de certains dossiers transversaux.

Rémunération Salaire minimum de € brut (échelon 1)+ 450 € brut prime fonction + prime complémentaire équivalente à 1/12ème de la rémunération.

Avantages•Aménagement du temps de travail
•Télétravail.
•Tickets restaurant avec participation de 60% employeur.
•Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an)
•Participation mutuelle santé labélisée et participation possible à la prévoyance (contrat groupe).
•Prestations d’actions sociales (vacances, loisirs, Prêts, CESU, billetterie, etc …) : prise en charge intégrale de l’adhésion au CNAS et possibilité d’adhésion au COS interne. Missions / conditions d'exercice Assurer le traitement de l’information et participer à la vie de la direction
oGestion du courrier : Enregistrer et ventiler le courrier entrant en lien avec le directeur / Assurer le suivi des signatures, l’envoi, l’enregistrement et la diffusion du courrier sortant / Alerter sur les délais de réponse
oRédaction et production de documents : Rédiger différents types de documents (compte-rendu – rapports - délibérations - courriers …) / Créer et mettre en page différents supports, dans le respect de la charte graphique / Créer et renseigner des outils de suivi, sur la base des consignes qui lui sont données
oRelai d’information : Assurer une diffusion adaptée de l’information / Veiller, en lien avec les agents de la direction, à la mise à jour sur le site du Grésivaudan des informations relatives à la direction / Assurer la mise à jour du serveur commun de la direction / Rédiger et mettre à jour le livret d'accueil / Superviser l'archivage des documents RH, et le suivi des registres.
oDélibérations : Recenser les informations RH devant être présentées en bureaux et délibérés en conseil communautaire / intégrer les éléments dans le logiciel Actes-Offices / Être garant des délais (relance des interlocuteurs) / Diffuser en interne les délibérations.

Assurer la logistique de la vie de la direction
oAssurer l’assistance de premier niveau sur la bureautique, les photocopieurs et les vidéoprojecteurs en lien avec la DSI
oOrganiser et planifier des réunions, des commissions ou des événements
♦Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur et envoyer les convocations ou invitations
♦Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
♦Identifier et préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunions et préparer le dossier en lien avec les agents de la direction
♦Proposer et mettre en œuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement …)
oRédiger, faire valider et transmettre les demandes d’intervention (technique / informatique…)
oGérer les stocks de fournitures (recensement des besoins, commandes…)

Assurer un appui administratif aux activités de la direction
oCollecter et compiler les informations de la direction en lien avec les agents et l'équipe de direction en vue de la rédaction des bilans d’activité, tableaux comparatifs, tableaux de bord, …
oAssurer la cohérence et l’amélioration continue du travail administratif et des procédures internes à la direction

Réaliser l’accueil téléphonique/physique et le secrétariat :
oRenseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
oRecevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Les missions pourront être amenées à évoluer selon les besoins de la direction Profils recherchés Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction ou assistanat de gestion. Ou diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle réussie dans ce domaine.
Des connaissances dans le domaine des ressources humaines et sur l’environnement territorial.
Maîtrise des logiciels bureautiques : traitement de texte, tableur, tableaux de bord, messagerie et agenda électronique
Sens de l’organisation, prise d’initiatives
Aisance relationnelle et rédactionnelle
Disponibilité et capacité d’adaptation
Autonomie et capacité à rendre compte