Secrétaire médicale h/f

Missions générales

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Caractéristiques particulières du poste

Activités clairement définies :

1. Accueil, orientation téléphonique et physique des personnes (patients, famille),
2. Gérer les rendez-vous de la journée, saisie des actes médicaux, vérification des agendas Cariatides et les mettre à jour si besoin,
3. Annulation/Report des rendez-vous si nécessaire,
4. Saisie des dossiers, courriers et statistiques sur informatique,
5. Assister aux réunions de fonctionnement du CMP, aux réunions de synthèse,
6. Prises de notes et comptes rendus de réunion,
7. Tenue des dossiers, classement, archivage,
8. Travail de frappe sur base de documents écrits et dictés, convocations (envoi des rendez-vous)
9. Gestion du courrier,
10. Secrétariat de l’équipe médicale, sociale, soignante,
11. Relations avec les services administratifs, techniques et généraux de l’établissement,
12. Relations avec les personnels externes,
13. Gestion des fournitures de bureau,
14. Réception et transmission des informations.
15. Assurer les permanences de h en collaboration avec l’équipe.

Outils :

16. Propres à l’établissement :
17. Dossier Patient Informatisé (Cariatides), messagerie (Outlook), Références, intranet, internet, ENNOV, Lifen.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

Relations hiérarchiques et fonctionnelles générales à l’établissement

18. DRH : Monsieur BRUGALLE,
19. Praticien hospitalier chef de pôle : Dr PLAISANT

Spécificité du Pôle

20. Cadre supérieur de santé : Monsieur FIEVET.
21. Cadres de santé de proximité : monsieur LENGLET,
22. Praticiens hospitaliers du pôle : Dr Plaisant, Dr Sédivy, Dr Hollebeke, Dr Tahon, Dr Vinnac, Dr El Yamani

Compétences attendues et souhaitées

Diplômes – Formations - expériences souhaitées :

Baccalauréat option secrétariat médical, Diplôme secrétariat médico-social, BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine du secrétariat

Compétences et qualités requises

Connaissances (Savoirs) :

23. Connaissance des techniques de secrétariat, de bureautique et des logiciels informatiques,
24. Connaissance de la langue française,
25. Connaissance de l’environnement médical,
26. Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement,
27. Connaissance du Vocabulaire médical,
28. Connaissance du Codage des actes.

Savoir-faire :

29. Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
30. Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
31. Savoir évaluer une situation et atténuer les tensions,
32. Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
33. Prendre des notes rapidement,
34. Filtrer et orienter les appels téléphoniques.

Aptitudes relationnelles et comportementales (Savoir-être) :

35. Etre capable de travailler en équipe/réseau,
36. Faire preuve de disponibilité,
37. Faire preuve de courtoisie,
38. Respecter la confidentialité et le secret professionnel,
39. Organiser son travail et prioriser les tâches,
40. Faire preuve de discrétion,
41. Avoir le sens du service public,
42. Faire preuve de polyvalence et de réactivité,
43. Avoir le sens de l’accueil, de la communication,
44. Avoir des capacités relationnelles,
45. S’exprimer clairement vis à vis d’interlocuteurs divers et variés,
46. Etre à l’écoute des patients et des familles.

Ressources et exigences inhérentes au service :

47. Utilisation du véhicule personnel.

Contact

Contact
Chef de Pôle G/G

Docteur PLAISANT Faustine

M. Camille Fiévet