Assistant(e) affaires médicales - f / h (h/f)

[72466] CHI de Cavaillon
DESCRIPTION DU SERVICE/ EQUIPE
L'Assistante Affaires Médicales est rattachée à la Direction des Affaires Médicales et à la Direction du Site Hospitalier. Elle travaille en forte relation avec les praticiens hospitaliers, principalement dans la gestion du personnel médical, et assure un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel des équipes médicales ainsi que dans la gestion des relations internes et externes.
Elle contribue au bon fonctionnement du service médical en garantissant rigueur, confidentialité et efficacité dans toutes ses missions.
MISSIONS/ RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
L'Assistant(e) Affaires Médicales assure, en présentiel, un appui administratif quotidien au sein de la Direction des Ressources Humaines.
-Assurer la gestion administrative, statutaire et contractuelle des personnels médicaux et assimilés (praticiens hospitaliers, contractuels, assistants, internes, étudiants, etc.) dans le respect des dispositions réglementaires et des orientations stratégiques de l'établissement.
-Contribuer à la fiabilité et à la fluidité du suivi de l'activité médicale, à la bonne application des règles de gestion des carrières, de la paie et des obligations réglementaires
-Assurer le secrétariat de direction en l'absence de la secrétaire de direction
Gestion administrative du personnel médical
-Élaboration et suivi des contrats, avenants et arrêtés (praticiens hospitaliers, assistants, contractuels, praticiens attachés, etc.)
-Constitution, mise à jour et archivage des dossiers administratifs individuels
-Suivi des tableaux de service, des plannings et des astreintes
-Gestion des congés, absences et remplacements médicaux
-Préparation et transmission des éléments variables de paie
Suivi réglementaire et statutaire
-Application et veille réglementaire relative au statut médical hospitalier
-Gestion des procédures de recrutement, nomination, renouvellement, cessation d'activité
-Suivi des autorisations d'exercice et inscriptions ordinales
-Participation à la préparation et au suivi des instances : CME, COPS, Commission des gardes
Suivi budgétaire et indicateurs
-Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de la masse salariale médicale
-Contrôle et suivi des dépenses liées au personnel médical
-Mise à jour et suivi des tableaux de bord d'activité médicale
-Collaboration avec la direction financière et le contrôle de gestion
Relations et coordination
-Interface entre les praticiens, la direction, les services RH, la direction des soins, les pôles médicaux et les instances internes
-Relation avec les universités, ARS, ordres professionnels et autres partenaires externes
-Accueil et information des nouveaux praticiens et internes
-Assistance au secrétariat de direction : gestion d'agendas, rédaction de courriers, organisation de réunions, accueil physique et téléphonique en cas d'absence de la secrétaire de direction
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
Savoirs
-Connaissance approfondie du statut et de la réglementation applicable aux personnels médicaux hospitaliers
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
-Connaissance des logiciels métiers
-Notions de gestion budgétaire et de paie
Savoir-faire
-Rigueur dans le suivi des actes administratifs
-Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer plusieurs dossiers simultanément
-Discrétion et sens de la confidentialité
-Capacité à travailler en équipe et en transversalité
-Excellentes capacités rédactionnelles et d'accueil
Savoir-être
-Qualités relationnelles et sens du service public
-Esprit d'initiative et autonomie
-Réactivité et adaptabilité
-Sens de l'organisation et du détail
PROFIL RECHERCHÉ
-Bac +2/ +3 en Ressources Humaines, Gestion administrative ou équivalent (BTS Gestion de la PME, DUT GEA, ou Licence RH)
-Expérience souhaitée dans un service RH, idéalement dans un établissement public de santé
-Connaissance du statut de la Fonction Publique Hospitalière et des textes réglementaires applicables au personnel médical (décrets, circulaires, statuts)
AVANTAGES
-En rejoignant notre établissement, vous bénéficiez des prestations du CGOS (Comité de Gestion des Œuvres Sociales), qui accompagne plus d'un million de professionnels hospitaliers en France. Véritable atout pour votre qualité de vie, il vous donne accès à un large éventail d'avantages : aides financières, vacances et séjours à prix préférentiels, billetterie, ainsi que de nombreuses activités sportives et culturelles
-CGOS
-25 CA + RTT
-CET
-Accès au self du personnel
-Parking gratuit
CONDITIONS D'EXERCICE