Gestionnaire administratif(ve) (f/h)

Gestionnaire administratif(ve) (F/H)

La collectivité et la direction d'accueil

Avec près de 2 000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs publics du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture et offrent ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et d’évolution.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

Au sein du pôle solidarités, enfance, insertion, emploi, la direction de l’insertion, de l’emploi et de l’action sociale est composée de deux sous-directions : la sous-direction de l’action sociale et la sous-direction emploi et insertion.

La sous-direction action sociale coordonne et met en œuvre les politiques sociales en faveur des publics fragilisés.

Description

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Sous-directrice action sociale, vous serez chargé(e) de l’assister, d’assurer les tâches diverses de secrétariat et la gestion de dossiers administratifs particuliers.

Activités du poste


À ce titre, vous devrez :

- Assurer la continuité de l’organisation administrative de l’ensemble des activités,

- Mener à bien la gestion administrative des dispositifs thématiques suivants :

- Mesures d’accompagnement social personnalisé (MASP), adultes vulnérables, subventions, Fonds d’aide aux jeunes,

- Fonds de solidarité logement en lien avec la Sous-directrice et la conseillère technique,

- Rédiger et mettre en forme des correspondances et des rapports,

- Participer à la rédaction, à la mise en forme et assurer la diffusion de supports d’informations (notes et guides),

- Garantir la transversalité de l’activité du service,

- Accueillir, renseigner et orienter les usagers du service,

- Gérer les communications téléphoniques,

- Organiser la logistique des réunions.

Remplacement de la secrétaire du pôle solidarité enfance pendant ses congés.

En qualité de correspondant archives :

- Expliquer les procédures Archives aux collègues et répondre à leurs questions simples,

- Relayer les demandes plus complexes aux Archives départementales,

- Informer les Archives départementales des changements ayant un impact sur la gestion des archives (nouvel organigramme, projet de dématérialisation, déménagement…),

- Contribuer à l’élaboration des procédures d'archivage (tableau de gestion des archives, bordereaux de versement et d’élimination…).

Compétences et qualités requises

Savoirs :
Formation BAC+2 ou équivalent souhaitée et/ou expérience,

Connaissance dans le domaine social,

Connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives et du Département,

Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchiques,

Connaissance des partenaires et organismes extérieurs.


Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers,

Aptitude rédactionnelle, esprit d’analyse et de synthèse,

Capacité d’organisation et de rigueur,

Sens du travail en équipe.


Savoir-être :
Réactivité et disponibilité,

Aptitude à la transversalité,

Qualité d’écoute et de discrétion,

Respect des procédures validées par le Département.

Conditions d'exercice/Avantages

Poste à temps complet 39H30/semaine

25 jours de congés + 29 jours de RTT par an

Télétravail possible en fonction du métier

Expérimentation en cours de la semaine en 4 jours en fonction du métier

Titres restaurant d’une valeur de 7,50 € avec une participation de 4,50 € de l’employeur

Action sociale et comité des œuvres sociales

Participation élevée aux abonnements de transport en commun et forfait mobilité durable

Politique RH active (formations, qualité de vie au travail…)

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