Assistant(e) de gestion administratif(ve) et budgétaire (h/f)

Sous l'autorité du responsable de pôle, l'assistant(e) de gestion administratif(ve) et budgétaire assure le bon déroulement des procédures administratives et comptables établies en matière d'exécution des dépenses et des recettes, de l'engagement au mandatement, avec les directions et services de l'administration départementale. Il ou elle est plus précisément en charge de l'exécution du budget de la direction Enfance et Famille. Il ou elle recueille et exploite les informations nécessaires à la constitution et à l'instruction comptable des dossiers du pôle. Il ou elle alerte la direction sur toutes les anomalies constatées.

Missions et activités :

Assistance administrative et budgétaire en matière d'exécution des dépenses et des recettes
- planifier et communiquer aux services concernés les échéances afférentes à la procédure établie
- informer la Direction enfance et famille et ses services à leur demande sur la procédure mise en œuvre et l'instruction de leurs dossiers
- conseiller la Direction enfance et famille et ses services sur les actes d'exécution de la dépense et la rédaction des documents
- contrôler les pièces administratives nécessaires au déroulement de la procédure
- collecter les informations nécessaires au traitement des dossiers, procéder à leur instruction et à leur suivi, apprécier la validité des pièces justificatives
- saisir informatiquement les données dans le logiciel métier dédié
- réaliser les engagements, les liquidations, les titres de recettes et le suivi des crédits
- assurer la mise en forme des informations collectées en documents de synthèse (fiches de procédures, graphiques, tableaux de bord...)
- tenir à jour des tableaux de bord de suivi des engagements et réalisations / mandatements,
- rédiger des courriers simples
- participer à des réunions avec la Direction enfance et famille
- alerter la direction de toutes anomalies constatées
- classer et archiver les pièces et les documents comptables ou financiers

Procédures comptables
- accomplir les formalités de contrôle comptable, de signature et de transmission des demandes des Pôles de la Direction enfance et famille,
- engager et liquider toutes les dépenses de la Direction enfance et famille dans le respect du règlement financier et des procédures mises en place :
- Pour l'ASE : aides financières hebdomadaires et mensuelles, remboursement des frais avancés des assistants familiaux, conventions, subventions, factures, marchés (colonies de vacances, prestations de conseils juridiques, hébergements, transports...), dotations aux établissements, recettes ASE .
- Pour la PMI : conventions, marchés, subventions, factures, remboursements des frais des assistants maternels, recettes PMI.
- Soutien à la parentalité, commission consultative paritaire départementale.
- Adoption et Lien de filiation.
- Soutien à la jeunesse.
- assurer le suivi des dossiers et s'assurer de leur clôture comptable,
- s'assurer de l'effectivité des prestations et de la fiabilité des données,
- exécuter et suivre des recettes diverses,
- assurer l'intérim des missions confiées aux autres assistant(e)s de gestion du Pôle

L'assistant(e) de gestion contribue par ailleurs à la continuité des missions du service dans le domaine qui le/la concerne et participe à la réalisation des missions dans les délais impartis.