Assistant administratif (h/f)

RESPONSABILITÉS : Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du service en assistant à la mise en œuvre des procédures administratives, financières et logistiques. À ce titre, il/elle veille à la bonne circulation de l'information entre la direction, la responsable administrative, les équipes internes, les services centraux de l'Université Bourgogne Europe, les prestataires et les usagers de l'Ocim. Le poste participe directement à la qualité du service rendu, en assurant un traitement fiable, réactif et rigoureux des demandes, un accompagnement adapté des usagers, ainsi qu'un suivi attentif des dossiers. Il/elle contribue également à la mise à jour des procédures afin de garantir la continuité de service et la traçabilité des opérations. Vous soutenez et assistez le suivi administratif et financier du service, la gestion de la boutique en ligne de l'Ocim, l'appui à l'organisation des missions et déplacements. Suivi administratif et financier : • Etablir les commandes d'achat • Etablir les commandes de vente • Assurer le suivi des rémunérations liées aux formations • Assurer la gestion des demandes de missions, frais de missions (agents extérieurs et internes au service) et demandes de congés Contribution à l'organisation du service : • Accueillir (physique et téléphonique), informer et orienter les usagers, intervenants, fournisseurs et partenaires de l'Ocim • Participer à la préparation des réunions et diffusion des informations utiles • Gérer le courrier postal • Gérer le planning d'organisation du travail et le fichier des congés de l'équipe En lien étroit avec la responsable administrative et la chargée de mise en ligne, vous contribuez à la gestion de la boutique en ligne : • Accompagner les usagers dans leurs démarches, notamment dans l'utilisation de la boutique en ligne, le suivi des commandes, devis, factures ou accès aux services. • Garantir une réponse professionnelle, fiable et adaptée aux sollicitations reçues par téléphone, courriel ou via les outils numériques. • Gérer les commandes • Contribuer au suivi de l'activité • Contribuer au paramétrage de la boutique PROFIL RECHERCHÉ : Vous êtes titulaire du Bac (diplôme minimal de niveau 4) dans le domaine administratif) et disposez d'une expérience administrative. Compétences : • Maîtrise de l'outil SIFAC+ (modules dépenses, recettes et missions) • Maîtrise des outils numériques UBE : Intranet, Assistance, Teams • Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur Excel) • Maîtrise des plateformes de commande en ligne (Ugap, Fiducial) • Maîtrise de Wordpress, système de gestion de contenu utilisé pour la boutique en ligne • Capacité rédactionnelle Savoir-être : • Rigueur, autonomie et réactivité • Discrétion (secret professionnel) • Sens de l'organisation et sens du travail en équipe • Qualités relationnelles (relations clients, fournisseurs) CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE • Prise de poste ou début de contrat prévisible : A partir du 01/09/2026 • Fin de contrat prévisible : 28/02/2027 • CDD catégorie B • Temps incomplet (50%) • Rémunération : 935 € brut mensuel CANDIDATURE Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié. Date limite de candidature : 09 juillet 2026