L'association Clémence Isaure recherche un.e assistant.e de direction dont les missions seront les suivantes :
ASSISTANAT DE DIRECTION :
- Tenue de l'agenda de la Directrice
- Gestion des déplacements de la Directrice et des membres du conseil d'administration
- Gestion des appels et des correspondances du siège
- Conseils d'administration et assemblées générales : préparation des réunions, application des procédures juridiques (gestion de registres, déclarations en préfecture .).
- Tenue des dossiers administratifs de la direction (exemples : tutelles, financeurs, évaluateurs .)
- Préparation et suivi du calendrier des demandes de subventions
- Communication interne : rédaction et diffusion de notes, mise à jour du site internet
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
- Gestion administrative du personnel (dossier du personnel, pièces réglementaires, contrats, mutuelle, prévoyance, visites médicales, absences, congés, maladie, récupérations .)
- Gestion administrative des recrutements
- Gestion et suivi des contrats CUI en lien avec France Travail
- Préparation du plan de développement des compétences selon la législation sociale, la réglementation du travail et la politique des ressources humaines de la structure (notamment collecte des besoins en formation du personnel).
- Organisation de la logistique des déplacements des salariés en formation, ou en colloque.
- Accompagnement lors de l'intégration de nouveaux salariés
- Contrôle des notes de frais des salariés avant transmission à la comptabilité
- Gestion des tickets restaurants
- Préparation des variables de payes et contrôle les bulletins de salaires élaborés par le cabinet social.
- Support pour la gestion des IRP (Institution Représentatives du Personnel) : organisation des réunions, préparation et diffusion des documents, organisation des élections, tenue des registres.
SUPPORT :
- Commandes des fournitures administratives, du matériel informatique, achats de petits équipements .
- Gestion de la maintenance obligatoire : planification des révisions des extincteurs, de l'alarme incendie, des chaudières, des bureaux et des appartements thérapeutiques.
- Gestion des contrats d'assurance (notamment, les attestations, le suivi des sinistres, le suivi des contrats) en lien avec les chefs de services
- Agenda de réservation des véhicules
- Coordination de la maintenance informatique en lien avec le prestataire informatique : comptes informatiques (création / suppressions / modifications des adresses mails, accès.), incidents .
- Accompagnement pour la gestion des achats et mise en place de contrats (contrat de nettoyage des locaux, téléphonie .)
- Gestion de l'organigramme et de l'annuaire.
* Maîtrise du pack Office et de l'outil numérique * Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social
d'entreprise, ...) * Gestion administrative du personnel * Gestion administrative * Législation sociale * Si possible, connaissance de la CCN 66
Experience: 5 An(s) - secretaire direction
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,excel,word
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Hébergement social pour toxicomanes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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