Agent logistique et support

VOTRE RÔLE ET VOS MISSIONS Au sein du Groupe, vous rejoindrez le département GIE AXA Services. Vous assurerez l’organisation et le traitement de diverses activités administratives ou techniques au sein du département Support afin de contribuer à son bon fonctionnement ou à celui d’autres entités. 1) APERÇU DES RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES DU POSTE Recueillir et exploiter les informations nécessaires, pouvant provenir de diverses sources. Créer et gérer les badges sur le site Matignon : gérer les dossiers Silva pour les salariés permanents, les contrats à durée déterminée, les prestataires, les stagiaires et les apprentis ; attribuer les groupes d’accès selon leurs emplacements ; enregistrer les informations dans le logiciel Evolynx et, à l’avenir, dans l’application Planon pour l’autodéclaration et le suivi des mouvements du personnel. Gérer l’attribution des casiers via Releezmee. Interagir avec les prestataires externes (Multitechnique, Nettoyage, Agents de Sécurité, Restaurant d’Entreprise, Manutentionnaires) afin de résoudre les problèmes administratifs selon les procédures établies. Proposer des améliorations et des adaptations à l’ensemble du cadre normatif procédural aux supérieurs. Répondre aux demandes d’information, rédiger des réponses motivées et préparer la mise en forme (courriers, tableaux, rapports) à partir des documents. Traiter certaines commandes (Lyreco et divers fournisseurs) conformément aux procédures établies. Gérer les demandes quotidiennes de stationnement pour le 25 Matignon. Participer aux réunions hebdomadaires de planification avec les départements Événements et Logistique. Assurer la mise en place correcte des salles de réunion dans tous les bâtiments selon le planning journalier, y compris l’hôtel particulier. Gérer les déménagements et coordonner avec les entreprises travaillant sur site. Effectuer toute tâche demandée par les supérieurs compatible avec la fonction, telle que la reprographie et le service courrier. 2) DIMENSIONS ET CARACTÉRISTIQUES DU POSTE Organiser le travail lié à la mise en place des salles de réunion et des salons au sein de l’hôtel particulier. Création ou modification quotidienne de plans d’agencement et transmission de rapports sur le personnel du GIE AXA. Transmettre des rapports synthétisés sur les calculs de surfaces. 3) CONTEXTE OPÉRATIONNEL DU POSTE ET ENJEUX CLÉS Le titulaire doit assurer la qualité du travail et son suivi. Le poste exige une capacité d’adaptation et une réactivité permanente ; il est essentiel de savoir trouver des solutions efficaces aux différentes demandes ou situations rencontrées au quotidien. Le titulaire participera à l’organisation du travail des manutentionnaires afin d’éviter les activités redondantes pouvant entraîner une perte de temps et d’énergie. Fait le lien de communication entre les différents services pour assurer le bon fonctionnement du service logistique. Le poste requiert la maîtrise des outils informatiques. Gère de manière autonome les demandes des salariés du GIE et des autres entités. Doit s’adapter à une charge de travail avec des pics d’activité. Peut assurer le service de reprographie lors des absences du personnel dédié, en veillant au respect des délais et à la qualité. Doit être très disponible et très réactif. Doit avoir un niveau d’anglais suffisant pour assurer un accueil de qualité des collègues anglophones au GIE. 4) PRINCIPALES ACTIVITÉS DU POSTE / ACTIVITÉS CLÉS Se tenir informé de l’évolution des techniques au sein du G.I.E. Assurer une bonne gestion des badges dans le respect des mesures de sécurité établies. Prioriser les actions pour réduire les délais sur les demandes urgentes. Le travail doit être réalisé quotidiennement sans retard. Parties prenantes : salariés AXA à tous les niveaux. Contrôler la prestation des manutentionnaires (mise en place des salles de réunion et de l’hôtel particulier) selon les plannings, et gérer la réception et le stockage des grosses livraisons (palettes), ainsi que la réception et la distribution des colis aux salariés. Contrôler la prestation des équipes de nettoyage et organiser un renfort si besoin. Gérer les sociétés intervenant sur site (déménageurs, menuisiers, etc.). VOTRE PROFIL Forte orientation client Capacité à fournir un excellent service client Capacité à rendre compte à la hiérarchie Bon relationnel et sens du conseil Maîtrise technique des outils utilisés Rapidité et fiabilité Un niveau d’anglais B2 est apprécié pour l’accueil et la collaboration avec les collègues anglophones du GIE POURQUOI NOUS REJOINDRE ? Vous rejoignez une entreprise : Responsable, vis-à-vis des personnes, y compris ses employés et ses clients, et de la planète Aux valeurs fortes Qui encourage la mobilité interne, et la formation de ses employés Qui vous offre de nombreux avantages (en savoir plus ici : Reward & Benefits - french | AXA Group) Flexible, qui permet le travail hybride, au bureau et à la maison. En lien avec nos engagements, nous célébrons chaque arrivée en agissant en faveur de la reforestation mondiale : nous plantons un arbre pour chaque recrutement. Alors, prêt à postuler ? VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Notre raison d’être chez AXA ? Chaque jour, nous agissons ensemble pour le progrès humain en protégeant ce qui compte dans de 50 pays. Accompagner près de 95 millions de clients à chaque étape de leur vie, une mission qui donne le sourire et envie de se lever le matin à nos employés et agents ( de 145 000 dans le monde !). Chez AXA, nous sommes riches de nos singularités et accueillons tous les profils dans leur diversité. Au-delà de mener une politique inclusive engagée, nous agissons au quotidien en tant qu’employeur citoyen et responsable pour des causes sociétales & environnementales. Ces ambitions vous parlent ? Alors rejoignez un des leaders de l’assurance et venez changer le monde avec nous ! Le siège social du Groupe AXA (GIE AXA) regroupe nos activités corporate. Il assure le pilotage et le support des filiales dans le monde, afin de garantir notamment la coordination et le suivi de la stratégie globale d’AXA, l’application de ses standards, la cohérence des approches commerciales, et le partage des meilleures pratiques. Le siège est composé d’environ 1000 employés et se distingue par sa forte culture internationale (45 nationalités), ce qui en fait un espace de travail riche et stimulant.