Mission : Contribuer au bon fonctionnement du Service Départemental de l'Office Français de la Biodiversité de Mayotte.
Mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires au bon fonctionnement du service départemental sur le plan administratif et logistique. Le/la volontaire agira sous la responsabilité du chef de service du service départemental.
Activités principales :
Il/elle prendra notamment part aux actions suivantes :
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation des appels vers les différents
services,
- Réalisation des opérations de secrétariat :
o Traiter le courrier arrivé et départ : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission,
o Organiser le classement et l'archivage des documents au sein du service
- Gestion des achats :
o Préparer et transmettre les bons de commande
o Faire le suivi des commandes
- Gestion des déplacements :
o Suivi des plannings des véhicules
o Suivi de l'entretien des véhicules (voitures et scooters)
- Gestion Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement,
- Participation aux actions de sensibilisation du service départemental
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Connaissances :
- Très bonne connaissance de la culture locale,
- La compréhension et la pratique des langues locales seraient un plus,
Savoir-faire opérationnel :
- Capacité à s'intégrer et à s'adapter
- Bonne capacités rédactionnelles,
- Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques
Savoir-être professionnel :
- Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et respect de la confidentialité
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Organiser des déplacements professionnels,Planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, informer une personne,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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