Vos missions en quelques mots Dans le cadre de vos fonctions, vous serez en charge des missions et activités suivantes : Accueillir, informer et orienter les usagers du service (apprentis, enseignants) ; Assurer les inscriptions administratives des apprentis via l’outil de gestion de la scolarité AURION ; Accompagner les apprentis dans le processus d’inscription en ligne Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans Aurion ; Assurer le suivi des dossiers des vacataires via Aurion (suivi des heures, mise en paiement et suivi des factures) ; Préparer administrativement les soutenances (convocation, création de planning, réservation de salles, feuilles de présence, édition des PV de jury) ; Organiser les sessions d’examens et les surveillances en lien avec le responsable de service ; Assurer le suivi des différentes sessions de recrutement ; Assurer le suivi des absences Mettre à jour et suivre le fichier des tuteurs écoles et entreprises Gérer les demandes de cartes étudiantes ; Participer aux opérations de logistique du service et à l’organisation d’évènements ; Effectuer le cas échéant les demandes d’achats pour le service et pour les enseignants (achat du matériel pédagogique). Profil recherché Diplôme et expérience professionnelle : Diplômé d’un baccalauréat ou de l’enseignement supérieur (Bac2), vous avez une expérience significative dans la gestion administrative, idéalement acquise au sein d’un grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche (Université ou grande école), d’un opérateur de l’État ou d’une collectivité territoriale. Savoirs et savoir-faire : · Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur français · Connaître l’organisation et les missions d’un service de scolarité · Connaître la règlementation en matière d’apprentissage · Maitriser les logiciels de bureautique et en particulier « EXCEL » · Maitriser l’application de gestion de scolarité « AURION » serait un plus · Savoir partager l’information, transférer les connaissances et rendre compte · Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie, à l’écrit comme à l’oral · Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles, une démarche qualité Savoir-être : · Sens du service public, discrétion et confidentialité · Autonomie, travail en équipe et en collaboration · Capacité d’adaptation, polyvalence · Sens de l’organisation et rigueur · Sens du relationnel, de l’accueil, savoir écouter Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Localisation Localisation : 151 Boulevard de l Hôpital 75013 Paris Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter myriam.vague@ensam.eu
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