Chargé de contrôle des émargements cfa h/f

Type de contrat

CDI

Contexte du poste

Dans un contexte réglementaire exigeant (financements, contrôles, audits), le CFA renforce son dispositif de suivi de l'assiduité et de fiabilisation des émargements.

Le/la Chargé(e) de contrôle des émargements joue un rôle clé dans la sécurisation administrative, la coordination pédagogique et la conformité des plannings et présences.

Missions principales

1. Planification et suivi des plannings

-Élaborer, ajuster et contrôler les plannings de formation (formateurs, groupes, salles)

-S'assurer du respect des plannings par les formateurs et les apprenants

-Anticiper les absences, reports, remplacements et modifications de dernière minute

-Être en appui des équipes pédagogiques pour l'organisation des séances

2. Contrôle de l'assiduité et des émargements (mission prioritaire)

-Vérifier quotidiennement la complétude et la conformité des feuilles d'émargement (papier et/ou digital)

-Relancer formateurs et équipes en cas d'émargements manquants, incomplets ou non conformes

-Contrôler la cohérence entre plannings, heures dispensées et présences effectives

-Corriger, consolider et fiabiliser les données d'assiduité

3. Sécurisation administrative et conformité

-Préparer les dossiers d'émargement en vue des contrôles (financeurs, audits, OPCO, autorités)

-Identifier les risques de non-conformité et proposer des actions correctives

-Mettre en place et faire respecter les procédures internes liées à l'assiduité

-Assurer un reporting régulier auprès de la direction / coordination pédagogique

4. Coordination et communication

-Être l'interlocuteur(trice) central(e) sur les sujets de présence et de planning

-Communiquer avec les formateurs, apprenants et équipes administratives

-Sensibiliser les équipes aux enjeux réglementaires liés à l'assiduité

Profil recherché

Formation

-Bac +2 minimum (gestion, administration, formation, RH, organisation)

-Une expérience en CFA, organisme de formation ou environnement réglementé est un fort atout

Compétences

-Excellente organisation et rigueur administrative

-Maîtrise des outils de planification et de suivi (Excel, outils d'émargement, LMS appréciés)

-Capacité à gérer des volumes importants de données

-Aisance dans le contrôle, la vérification et le reporting

-Bonne communication écrite et orale

Qualités personnelles

-Très grande rigueur et sens du détail

-Fermeté et diplomatie dans les relances

-Fiabilité, réactivité et sens des responsabilités

-Capacité à travailler en autonomie tout en étant en lien constant avec les équipes

Enjeux du poste

-Réduction drastique des erreurs et oublis d'émargement

-Sécurisation des financements du CFA

-Amélioration de l'assiduité des apprenants

-Fiabilisation globale de l'organisation pédagogique

Rattachement hiérarchique

Direction / Responsable administratif