Assistante d'entité

Assistant(e) de responsable d'entité 01. Poste et Missions Sous la responsabilité du Directeur d’unité, le titulaire du poste est en relation et en soutien du secrétariat de l’Unité et en soutien des responsables d'entité. Le titulaire du poste est en relation avec l’ensemble des salariés de l’unité, les membres du collège de direction de l’unité ainsi qu’avec les directions et secrétariats des autres unités du pôle DPI. 02. Profil recherché Missions et Activités de l’Assistante d’entité Assure le pointage administratif des agents (grève, maladie et relèves uniquement) Assure la gestion du courrier et documents et rédaction des Notes d’entité Assure la gestion des fournitures de bureau, des commandes (OLS) et leur réception (commande, distribution et suivi) Administrateur ANTILOPE (création et mise à jour des fiches) Création des partenaires externes (prestataires, WP) et accueil Gestion des cartes d’accès Immeuble pour le personnel extérieur (commande, demandes d’accès et suivi des cartes) DIGITAL ‘K : commande et restitution des PC et connexions diverses Suivi des Etats de grève et convocations des OS aux pluri syndicales Accueil des nouveaux entrants et des stagiaires de 2nde Suivi des stagiaires conventionnés Participe aux réunions d’entité et d’Unité Participe au réseau des ADI Gestion de l’agenda du RU en l’absence de l’Assistante d’Unité Gestionnaire des voyages et ODM Formations sécuritaires : délivrance des cartes d’Habilitation pour les entités : CCT et ESE Organiser les différents évènements annuels de l’entité CCT (Repas, Galette, Web conf) Suivi des mouvements de personnel de l’entité MobilitéRATP 03. Informations complémentaires Lieu : BATIMENT VAL BIENVENUE : 11 AVENUE LOUISON BOBET, 94120 FONTENAY SOUS BOIS Type de contrat : Durée Indéterminée 04. Pré-requis Diplôme : Formation requise : Langues : Expérience professionnelle : Compétences : Assurer un soutien et une coordination dans l'organisation de l'activité quotidienne (assistanat), Gérer la réception, le suivi et la diffusion du courrier via les outils associés, Gérer les fournitures et en optimiser le budget associé, Maîtriser la communication écrite et orale et les moyens de communication associés, Maîtriser la gestion et l'optimisation des plannings d'activité et agendas, Piloter de bout en bout l'organisation de réunions, de déplacements et d'évènements professionnels, Utiliser les outils collaboratifs