Missions du service Numérique :
Le service Numérique coordonne la gestion du Système d’information archivistique (SIA), comprenant l’informatisation, l’indexation et la mise en ligne des instruments de recherche, le suivi des opérations de numérisation des fonds (du contrôle des images à leur mise en ligne), la gestion du site internet des Archives départementales, la collecte des archives numériques et l’administration des systèmes d’archivage électronique (SAE).
Les enjeux :
Le département du Gard dispose de deux SAE en production : un dédié à l’archivage des données à conservation définitive (10 versements, 4 638 fichiers, 1,62 Go depuis l'entrée en production), en production depuis fin 2024, et un autre dédié à l’archivage des données éliminables, en production depuis décembre 2025, pour lequel le rôle des Archives départementales se limite aux paramétrages des instances et à l’accompagnement aux versements qui sont assurés par les services producteurs (190 versements, 71 712 fichiers, 97 Go). Une chaîne de réalisation manuelle des versements numériques est opérationnelle.
Le poste à pourvoir, positionné plus en amont, vise à renforcer la fonction de collecte d’archives numériques et d’accompagnement aux projets de dématérialisation.
Missions principales du poste :
1-Coordonner les actions de collecte numérique et d’accompagnement des projets de dématérialisation, en étant l’interlocuteur privilégié des services producteurs :
* En lien avec la chef du service collecte et traitement des fonds, identifier les données destinées à une conservation définitive à verser dans le Système d’archivage électronique dédié, conformément à la réglementation en vigueur.
* Analyser et modéliser les processus de production documentaire des métiers, afin d’organiser le cycle de vie des documents.
* Accompagner les démarches de dématérialisation des productions documentaires entamées au sein de la collectivité, en vue du versement effectif des données dans les SAE intermédiaire ou définitif.
* Assurer l’administration fonctionnelle des Gestions électroniques de documents (GED), en lien avec la Direction de l’innovation et des systèmes d’information (DISI).
* Réaliser des audits de gestion des archives et analyser les procédures de numérisation, notamment dans le cadre de demandes d’élimination anticipée après numérisation soumis au visa de la Direction des Archives départementales.
* Œuvrer à la prise en main du SAE intermédiaire par les services producteurs (formation, contrôle qualité des versements effectués).
* Collecter et traiter les données numériques, organiser les versements, en assurant notamment le suivi de la phase de préparation des données et des métadonnées.
* Elaborer et enrichir les procédures de collecte adaptées à l’archivage électronique, par flux automatisés ou versements manuels.
* Animer le réseau de référents archives en cours de constitution.
* Participer à l’établissement d’une politique d’archivage électronique.
2-Coordonner les actions de sensibilisation auprès des services producteurs :
* Assurer une veille technique et réglementaire, et conseiller les services producteurs.
* Organiser des réunions d’information et de formations sur la bonne gestion des données.
* Proposer des actions de sensibilisation à l’échelle de la collectivité, en lien avec la DISI (par exemple sous la forme d’opérations de ménage numérique).
* Elaborer et enrichir les référentiels et les procédures utiles en matière de gestion documentaire (Vademecum synthétisant les bonnes pratiques, référentiel métier, arborescences et plans de classement, règles de nommage des fichiers…)
* Déployer et maîtriser les outils nécessaires au traitement des données numériques en vue de leur archivage.
3-Participer à l’administration fonctionnelle du Système d’archivage électronique, en lien avec l’agent en charge de cette mission :
Participer à la réalisation des versements dans le SAE définitif.
* Participer à l’administration fonctionnelle du SAE (paramétrages, référentiel des règles de gestion et des services producteurs, gestion des habilitations, profils d’archivage…).
* Participer aux évolutions du SAE (montées de version, mises à jour de référentiels).
* Participer à l’établissement progressif d’une politique de formats acceptés ou non dans le SAE.
Missions secondaires :
* Participer à la gestion et à l’enrichissement du SIA, en lien avec les autres agents du service : travaux d’informatisation et de mise en ligne d’instruments de recherche, chantiers de numérisation et d’indexations.
* Participer à l’articulation entre le SAE et le logiciel métier du SIA.
* Effectuer des permanences pour l’accueil du public en salle de lecture : assister les chercheurs, généalogistes et public dans leurs recherches.
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