Assistant(e) administratif(ve) - bordeaux (33000) (h/f)

L'ORDRE DES ARCHITECTES DE NOUVELLE-AQUITAINE, RECHERCHE :
UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) - BORDEAUX (33000)
Pour accompagner la mise en œuvre pratique des missions régaliennes de l'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, soutenir l'action des conseillers et des collaborateurs au quotidien, assurer un rôle central de secrétariat et d'assistance administrative, apporter un service aux architectes et participer à la vie institutionnelle.
VOS MISSIONS SERONT :
En tant qu'Assistant(e) administratif(ve), vous serez garant(e) de la bonne gestion administrative et logistique de l'Ordre. Vos principales activités seront :
Gestion administrative et secrétariat
- Accueil physique et téléphonique.
- Transmission des dossiers d'inscription à la personne chargée du tableau.
- Gestion de la boite mail de l'Ordre (réponse, transfert, suivi, classement, gestion d'évènements dans l'agenda partagé).
- Gestion du courrier (réception et envoi).
- Classement et archivage quotidien (courriers, mails, attestations.)
- Gestion du planning des salles (en lien avec les modules MAJ et 308MA).
- Gestion, commande et suivi des stocks (consommables et fournitures administratives).
- Gestion des déplacements des conseillers et collaborateurs (réservations d'hôtel, transport, repas).
- Gestion des indemnités conseillers : récupération et vérification des justificatifs ; tenue d'un tableau de suivi ; transmission des fiches indemnités à la comptable pour paiement.
- Préparation des évènements (réunions, Bureaux, Conseils, etc.) : réservation et mise en place des salles, accueil café et intendance, gestion des inscriptions, constitution des dossiers, collecte des paiements si nécessaire.
- Traitement et envoi du courrier des dossiers juridiques préparés par les juristes.
- Participation à l'envoi du Journal ANA et mise à jour du fichier (en lien avec la chargée de communication).
- Validation des petites annonces sur le site internet (en lien avec la chargée de communication).
- Accompagnement et assistance aux collaborateurs.
- Rédaction de courriers, prises de notes et comptes rendus.
- Mise à jour de la « to-do list ».
- Gestion du planning des salles et organisation des réunions (Bureaux, Conseils, formations, événements).
- Veiller à la propreté et au rangement de l'espace d'accueil et à l'équipement du 308.
Gestion des locaux (siège de Bordeaux et pôles)
- Gestion des contrats des locaux (assurances, ménage, fournisseurs.)
- Maintenance des locaux du siège de Bordeaux
- Demande de devis d'entretien/réparation
- Gestion des demandes des modules concernant le bâtiment.
Participation à la communication et aux événements
- Contribution à l'organisation d'évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d'Architecture en Mouvement, After-archi.).
- Participation aux actions de communication (envoi du Journal ANA, validation de petites annonces, mise à jour de fichiers).
Participation à la démarche Qualité de l'institution
- Renseigner quotidiennement le tableau de suivi des demandes extérieures
Conseils et Bureaux
- Participation aux Conseils et Bureaux sur invitation des élus
VOUS COLLABOREREZ AVEC SEPT PERSONNES :
A Bordeaux :
- le délégué général :
- la chargée de missions comptabilité & RH
- la chargée de communication & innovation
A Limoges :
- les deux juristes
A Poitiers :
- la chargée de missions commande publique et formation
- la chargée de missions Tableau et assurance

Poste basé au siège de l'Ordre à Bordeaux
- Déplacements rares
- CDI de 35h/semaine
- Horaire du lundi au vendredi : 7h par jour