Adjoint des cadres -secrétariat général (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Les différentes missions :
• DIRECTION GÉNÉRALE :
* Gestion des mails : diffusion et classement des mails concernant le secrétariat de direction générale.
* Gestion des appels téléphoniques.
* Courrier : rédaction, enregistrement, diffusion et classement dématérialisé du courrier envoyé.
* Notes de service/information : enregistrement, diffusion et classement dématérialisé.
* Gardes : transmission des permanences, mise à jour de la tablette, enregistrement du compte rendu.
* Conventions : rédaction et mise en forme en lien avec le Directeur en charge de l'établissement de la convention.
* Agendas : gestion des agendas du Directeur, de l'Adjoint au Directeur, et de l'équipe de direction.
* Assurer le stock et les commandes des fournitures de bureau.
* Gestion des instances (CME/CDU/Comité d'éthique et Commission Handicap) : organisation des instances (convocation, réservation salle, dossiers, rédaction du PV).
* Chambres carcérales : gestion des listes d'accès aux chambres carcérales.
* Plans Urgences : mise en jour régulière plan blanc, plan bleu - canicule, plan NRBC – risques nucléaires, radiologiques, biologiques ou chimiques/plan sécurité établissement.
• AFFAIRES FINANCIERES, PATIENTELE ET MECENAT :
* Agendas : gestion de l'agenda du Directeur des Affaires Financières, Patientèle et Mécénat.
* Organisation des réunions, rédaction des courriers et transmission des documents concernant les Affaires Financières et Mécénat.
• DIRECTION DES USAGERS (en l'absence de la secrétaire) :
* Courrier : enregistrement, diffusion et classement dématérialisé du courrier postal reçu.
* Contravention : recherche identification du conducteur et désignation sur ANTAI.
* Réservation des salles ; des véhicules.
* Gestion des usagers (dossiers médicaux, plaintes, réquisitions et boîte mail).

PROFIL RECHERCHÉ :

Formations et/ou Qualifications :
* Expérience dans le domaine du secrétariat de direction.
* Connaissance du milieu hospitalier.
Savoir-faire et compétences
o Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;
o Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
o Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous ;
o Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
o Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures ;
o Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ;
o S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes ;
o Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
o Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC).
Modalités de recrutement:
• Recrutement ouvert aux contractuels : CDI ( sous réserve des conditions d'accès à la fonction publique hospitalière mentionnées sur le site : service-public.fr )