Sous l'autorité du directeur du service de Prévention Spécialisée, vous assistez le directeur et la directrice adjointe en interne sur les dossiers qui vous sont confiés et dans leurs relations partenariales.
A ce titre, vous assurez notamment le secrétariat du directeur et de la directrice adjointe en réalisant la saisie et la rédaction de leurs courriers, notes de service pour lesquels vous êtes force de proposition quant à leur contenu.
Vous avez en charge:
- la gestion des différents dossiers constituant la vie organisationnelle du service ainsi que leur classement,
- le suivi des travaux de l'équipe de direction du service,
- d'être l'interface en matière de communication et de coordination entre la direction, les chefs de service et les équipes de terrain,
- la préparation des réunions de l'équipe de direction et la rédaction des comptes rendus de ces réunions,
- le suivi de certains dossiers qui vous sont confiés par le directeur,
- le suivi administratif des instances représentatives du personnel et des dispositifs d'expression des salariés du service,
- la réalisation de taches de coordination, de mise en forme ou de traitement d'étude relatives à l'activité du service,
- la préparation et restitution de réunions institutionnelles (EDD, RP, groupes de travail)...
Formation de niveau Bac +2 minimum (type BTS Assistant(e) de direction, DUT GEA, licence professionnelle gestion administrative) avec une expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure associative ou à but non-lucratif.
Savoirs:
Connaissance du fonctionnement d'une association ou du secteur de l'ESS
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Pack Office, outils collaboratifs, etc.)
Bonnes notions en gestion administrative et juridique
Savoir-faire
Excellente expression écrite et orale en français
Capacité à organiser, planifier et prioriser
Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction
Gestion d'agenda et de priorités multiples
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Savoir-être
Rigueur, fiabilité, sens du service
Diplomatie et adaptabilité
Proactivité, autonomie, esprit d'initiative
Capacité à travailler en transversal et à collaborer avec différents interlocuteurs
Sens de l'écoute et esprit d'équipe
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