L’agent est chargé(e) des instances et des élections. A ce titre, il (elle) contribue à l’organisation, à la gestion et au suivi des assemblées délibératives et des élections dans un objectif de sécurité juridique, de rapidité et de qualité des processus.
Il (elle) apporte un appui pour l’élaboration et le suivi d’actes administratifs, en lien avec la direction de l'établissement, les composantes et l'ensemble des structures de l'Université.
Il (elle) contribue à l’organisation, au bon déroulement et au suivi des décisions de la section disciplinaire.
En appui de la Directrice des affaires juridiques et institutionnelles, de son adjointe et en binôme avec la chargée des instances, il (elle) contribue à assurer la continuité de service sur des champs divers : préparation et exécution du budget, gestion des absences, formations et déplacements des agents, organisation d’événements, dossiers juridiques transverses selon les nécessités de service etc.
Sous la responsabilité de la Directrice des affaires juridiques et institutionnelles, de son adjointe et en collaboration avec ses collègues de la Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI):
1. Préparation, organisation, gestion et suivi de la section disciplinaire compétente à l’égard des usagers :
- Veiller au bon déroulement et participer à l’organisation des sections disciplinaires compétentes à l’égard des usagers ;
- Gérer les aspects administratifs des sections disciplinaires en lien avec les autres collègues du service juridique (convocation des membres, vérification du quorum, préparation des dossiers en lien avec les composantes, convocation des usagers, organisation des séances d’instruction et de jugement) ;
- Rédaction des différents actes et documents, et notamment des rapports d’instruction et des décisions, en lien avec les autres collègues du service juridique.
2. Préparation, organisation, gestion et suivi des conseils d’établissement et de site :
- Participer à l'élaboration du calendrier des instances, à l’envoi des convocations et à l’ensemble des aspects administratifs et matériels en lien avec les réunions des conseils ;
- Rédiger des actes et des documents présentés dans les instances et relevant des activités du pôle juridique (décisions du président, sujets statutaires, etc.) ;
- Prendre en charge l'exécution et le suivi des formalités postérieures : rédaction et mise en forme des délibérations, des relevés de décisions, des comptes-rendus et des documents annexes, diffusion des actes rendus exécutoires aux directions et services, classement et archivage des dossiers.
3. Organisation, gestion et suivi du déroulement des scrutins (conseils centraux, composantes, regroupement de composantes instances nationales) :
- Participer à l’organisation des élections (conseils centraux, conseils de composante …) et assurer leur bon déroulement ;
- Rédiger les actes et les documents d'information relatifs aux élections (circulaires et arrêtés) et assurer leur bonne diffusion et publication ;
- Elaborer et fiabiliser la liste des électeurs en lien avec les services concernés et la direction des ressources humaines ;
- Organiser l’ensemble des aspects administratifs et matériels des élections ;
- Coordonner les opérations en lien avec les différents sites et les personnels en charge des élections et apporter un appui technique, informatique et organisationnel ;
- Participer aux réunions du comité électoral et rédiger les comptes-rendus de ses travaux ;
- Rédiger et met en forme les procès-verbaux.
4. Coordination administrative
- Rédaction, relecture, diffusion, publication, suivi d’actes administratifs
5. Activités associées
Appui à la direction sur des dossiers juridiques transverses selon les nécessités de service
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