MISSION PRINCIPALE :
La secrétaire médicale organise et coordonne, en lien avec le cadre supérieur et les médecins responsables des structures, la rédaction, la transmission et le traitement des informations administratives, du SAMSAH l’Envol et de la MAS Les Platanes.
La secrétaire médicale travaille en collaboration avec l’ensemble des équipes socio-éducatives et paramédicales des 2 établissements.
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction de l’organisation des structures, au regard des projets d’établissements.
MISSIONS SPECIFIQUES :
Gérer l’accueil physique et téléphonique
oGestion du standard de la MAS, traiter et orienter les appels et messages téléphoniques
oAccueil des usagers, familles, partenaires.
oInformation et orientation du public extérieur
oTenue et gestion des agendas de réunion des 2 structures.
oDiffusion des notes de services aux personnels
Assurer le circuit des dossiers des usagers du premier contact et tout au long de la prise en charge
oConstitution des nouveaux dossiers inscrits sur Via Trajectoire
oGestion des listes d’attentes et des contrats de séjours pour MAS, URAAC, PAS et SAMSAH
oCréation des dossiers usagers (NETvie) avec vérification des informations administratives de l’usager dans le cadre de l’identitovigilance
oSuivi des développements et actualisation des dossiers usagers informatisés avec notamment intégration des documents externes dans le DPI (NETvie)
oMise à jour des dossiers des usagers et suivi des échéances de renouvellement MDPH
oSuivi des présences, des permissions et enregistrement des sorties des usagers (Via trajectoire- CPAM- PASTEL)
oClassement et archivage, numérisation de documents pour intégration aux dossiers informatisés.
Réaliser les travaux administratifs des structures
oRéception, enregistrement et envoi du courrier
oRédaction, mise en forme et traitement de documents administratifs : courriers, mails, compte-rendu de réunion et du conseil de la vie sociale, notes de service, bilans etc.
oSuivi des files actives pour la facturation des séjours et places en lien avec le bureau des entrées, et la DAFSI
oParticipation à la rédaction des rapports annuels d’activités (ANAP) et à la saisie d’enquêtes
oOrganisation des réunions (invitation, réservation de salle, …)
oGestion du classement et archivage des documents afin d’en assurer la traçabilité et les rendre accessibles aux personnes habilitées
Contribuer à la gestion des flux logistiques
oAssurer le suivi du plan d’équipement et les commandes bureautiques pour les structures
oGérer les commandes logistiques et de la restauration pendant les absences de la Référente Hôtelière- Régisseuse
Assurer la fonction de sous régisseuse dans le cadre du fonctionnement de la banque des patients.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.