Dgt-prev- md - secrétaire/assistant(e) h/f

Description du poste

Le (la) titulaire du poste sera chargé(e) d’assurer le secrétariat de la sous-direction "Diagnostic et prévisions". À ce titre, il/elle assurera les tâches suivantes :
- Organiser les réunions de la sous-direction en présentiel ou au format hybride (audioconférences/visioconférences) et contribuer à la préparation d’évènements (e.g. réservations de salles) ;
- Assurer la transmission des notes ministre et des mémos, l'envoi des analyses rapides, la coordination du calendrier des indicateurs, la diffusion physique et numérique de l'Actu Éco, l'insertion des Flashs hebdomadaire France et avancés sur le site internet, la numérotation et la diffusion physique du spiralé (confidentiel) et du cahier international, et maintenir les listes de diffusion de la sous-direction à jour ;
- Gérer l'archivage des productions de la sous-direction sur le réseau et leur insertion sous Memento ;
- Collecter le courrier entrant et sortant ;
- Éditer les ordres de mission ;
- Autres tâches récurrentes.

En bonne entente avec les autres assistantes du service, il/elle assure l'intérim de manière occasionnelle pendant les absences et les congés et en cas de besoin.

Chaque agent de la DG Trésor doit partager les valeurs qui l'animent : l'engagement, l'ouverture, l'esprit d'équipe et la loyauté.

Principales activités :
- Secrétariat
- Saisie informatique
- Gestion de procédures
- Classement, archivage

Relations fonctionnelles :
- L'équipe managériale de la sous-direction
- Les autres sous-directions du service
- Les agents du ministère
- Les cabinets ministériels

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalent.e dôté.e d'un bon état d'esprit et démontrant une aisance relationnelle ainsi qu'un fort esprit d'équipe. Une grande rigueur est également attendue dans le suivi des dossiers et de la gestion des priorités. Il nécessite une aisance dans l'utilisation des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et collaboratifs (audio et vidéo conférences), ainsi qu'une capacité à apprendre (publication du site internet de la DG Trésor).

Savoirs :
- Outlook, Word, Excel
- Langue anglaise
- Organisation, fonctionnement et missions de la sous-direction
- Application collaborative de type Sharepoint (Mélodie)

Savoir-faire :
- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
- Travailler en équipe
- Analyser et orienter les courriers
- Mettre en œuvre les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être :
- Rigueur, réactivité
- Autonomie
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
4. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
5. SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
6. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
7. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
8. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
9. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
10. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
11. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
12. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Introductif)