L'entreprise qui recrute
Notre client, grand groupe international dans l'agroalimentaire (Plus de 4000 collaborateurs dans le monde) recrute pour leur site sur Rungis (94), un(e) Assistant(e) de Direction / Personnel(le) pour 3 membres du COMEX dans le cadre d'un CDI.
Le site est accessible en voiture (à privilégier).
Descriptif du poste
Dans le cadre de vos fonctions, vous assisterez donc 3 membres du COMEX du groupe avec des problématiques France, Europe, UK et Internationale :
* Gérer, optimiser et organiser l’agenda et l’emploi du temps quotidien du/ des membres du COMEX (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) ainsi que les déplacements y afférents (billets de train, avion, réservation d'hôtel, repas ...)
* Assurer un rôle d'interface vis-à-vis des interlocuteurs externes et internes (accueil, réception des appels/courriers/mails, prioriser les demandes, etc.)
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) dont les visites sur sites notamment des équipes internationales,
* Assurer la préparation et le suivi des dossiers et des réunions des directeurs : préparation des réunions (gestion pro active des agendas, envoi des rappels en amont des réunions, notes, suivi des actions ….), préparation et contrôle des dossiers (documentation, rapports, supports de communication). Rédiger des comptes rendus de réunion.
* Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) et mettre en forme des documents en français ou en anglais
* Réceptionner, trier le courrier et le redistribuer aux services concernés ; gérer les notes de frais
* Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction
* Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de votre travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
* Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons, réaliser les demandes d’achat.
* Apporter un appui administratif à la gestion d’équipe (planning de congés, mettre en place les plans d'intégration etc.)
* Être le point de contact du site sur lequel vous vous trouvez : animation des comités des sites, recueil des besoins/ remontée de problème du site, mise en place d’actions correctives et suivi des plans d’action en lien avec les collaborateurs concernés (sécurité, technique…), coordination des évènements sur site (visites, convivialité …), relai pour les sociétés de sous-traitance (ménage, distributeur de boissons …)
* Travailler conjointement avec vos homologues sur des projets spécifiques/ transverses à plusieurs directions ou lors d'organisation d'évènements ou réunions multiservices,
* Remplacer vos homologues pendant les congés et absences diverses afin d'assurer une continuité du service dans chacune des directions
Des déplacements sont à prévoir sur ce poste.
Les "+" du poste
* Salaire fixe + variable de 6%
* Intéressement
* Titres-restaurants ou panier-repas
* Avantages CSE
* Mutuelle/Prévoyance
* Produits du groupe à tarif préférentiel
* Perspectives d’évolution en interne
Contrat Cadre : Horaires indicatifs : 8h 18h
Rémunération : Entre 42 000 et 50 000 euros / an + 6% variables sur objectif
Savoir-faire :
* Bac + 2 souhaité
* Au moins 3/5 ans d'exp. sur un poste similaire avec des enjeux ) l'international
* Avoir de l'expérience dans un environnement en constante évolution
* Anglais niveau C1 Minimum
Savoir-être en phase avec la culture de l’entreprise:
* Proactivité, agilité, gestion des priorités
* capacité à assister des membres de très haut niveau
* Gestion du stress, rigueur, sens de la confidentialité, aisance relationnelle
Je suis Romain JOHNER, consultant indépendant en recrutement pour le collectif Réseau Talents.
Nous sommes un collectif de recruteurs passionnés, qui agit concrètement pour une approche respectueuse des clients en valorisant l’expérience candidat avant tout.
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