Présentation de l’entreprise
AD Consultem, expert reconnu depuis plus de 20 ans, est le leader en France dans la mobilisation des aides publiques liées aux ressources humaines. Nous accompagnons nos clients de manière opérationnelle dans la gestion administrative des dispositifs d’aides au recrutement, de l’identification des opportunités jusqu’à l’extinction des versements. Grâce à une expertise pointue et une parfaite maîtrise des mécanismes publics, nous permettons à nos clients de sécuriser et d’optimiser l’obtention de ces aides, tout en allégeant leurs ressources internes.
AD Consultem intervient également dans l’externalisation de la gestion de la formation, en appui aux départements RH et formation.
Nous apportons à nos clients un accompagnement personnalisé ainsi qu’une gestion administrative et financière rigoureuse de leurs dossiers.
Notre ambition est de devenir un partenaire incontournable, en prenant en charge tout ou partie de la gestion administrative de ces dossiers, dans une logique de performance, de sécurité et de création de valeur.
Rejoindre nos équipes, c’est avant tout partager nos valeurs fondatrices :
* Le respect du client,
* La fiabilité et l’éthique professionnelle,
* La loyauté.
Ensemble, nous visons des objectifs communs, tels que :
* La réduction au strict minimum du temps d’intervention des services RH, qui sont entièrement déchargés de la gestion des dossiers,
* L’accès à des aides que l’entreprise n’aurait probablement jamais mobilisées seule, ou seulement de manière partielle,
* L’obtention optimale des aides disponibles, avec la garantie de mobiliser l’ensemble des dispositifs auxquels l’entreprise peut prétendre,
* Un suivi administratif complet, jusqu’à l’extinction des versements des subventions,
* Une externalisation sécurisée de la gestion de l’alternance, dans un cadre structuré et fiable.
Descriptif des missions
Accueil & Intendance / Gestion administrative
* Accueil physique et téléphonique des visiteurs et clients, avec filtrage des appels entrants et sortants.
* Gestion des stocks de fournitures et de consommables : passation des commandes, réception et contrôle de la conformité des livraisons.
* Réception, traitement et envoi du courrier (tri, distribution, affranchissement, enregistrement), ainsi que des documents administratifs.
* Gestion et suivi des messages électroniques via la boîte mail générale.
* Mise à jour des outils de suivi d’activité du cabinet (tableaux de bord, reporting, etc.).
Support au service RH
* Rédaction, mise en forme, transmission et classement de documents administratifs.
* Suivi administratif des dossiers professionnels, contrats, commandes et factures : réception, vérification et saisie des données clients
* Suivi et mise à jour des tableaux de bord numériques relatifs aux dossiers traités par le service RH.
* Classement des bulletins de paie des clients.
Savoir-Être
* Faire preuve de rigueur et de précision
* Aisance à l’oral
* Force de proposition
* Rigueur rédactionnelle
* Esprit d’équipe
* Discrétion et respect de la confidentialité
Savoir-Faire
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office)
* Excellente capacité de rédaction professionnelle (courriers, comptes rendus, notes)
* Bonne organisation et gestion des priorités
* Capacité à produire des documents clairs, structurés et adaptés au contexte professionnel
* Aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches tout en respectant les délais
Profil
Vous justifiez d’une première expérience réussie d’au moins trois années en entreprise, sur un poste polyvalent associant accueil et gestion administrative de dossiers. Vous avez contribué à des projets concrets, démontrant votre capacité à gérer vos missions de manière autonome, rigoureuse et proactive.
Doté(e) d’un excellent relationnel, vous êtes à l’aise tant à l’oral qu’à l’écrit, et vous savez interagir avec des interlocuteurs variés dans un environnement professionnel exigeant. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et êtes familier(e) des environnements orientés performance et qualité de service.
Niveau et spécialité d’études : Formation de niveau Bac +3 minimum (diplôme obtenu obligatoirement) dans le domaine de la gestion des entreprises.
Type de contrat : CDD de 3 à 6 mois - 35h
Prise de poste : dès que possible
Date de début : Septembre 2025
Rémunération : 26 K€ à 28 K€
Avantages :
- Chèques déjeuner
- Prise en charge à 50 % du titre de transport
- Mutuelle d’entreprise
Localisation : Poste à pourvoir au 39 rue de Courcelles, 75008 Paris. Métro : Saint Philippe du Roule / Courcelles
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