Adjoint administratif - vigilans - centre repondant - h/f

Description entreprise :

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Contexte du poste :

VigilanS est un dispositif de veille post-hospitalière, consistant à assurer un recontact systématique et une veille autour des patients ayant été hospitalisés à la suite d’une tentative de suicide (TS). Ouvert du lundi au vendredi de 10h à 17h45 (sauf jours fériés), il permet ainsi aux patients de rester en contact à leur sortie de l’hôpital avec les membres d’une cellule de veille qui les accompagnent, les écoutent, les orientent et les soutiennent. L’objectif de VigilanS est de contribuer à une baisse de la morbi-mortalité suicidaire. Le dispositif s’appuie sur une cellule de recontact qui assure la veille des patients suicidants sur une période de six mois, ainsi que sur des centres prescripteurs (hôpitaux, services d’urgences…) qui assurent l’adressage des patients dans le dispositif de veille.

Après plusieurs années d’utilisation du Dossier Patient Informatisé du C.H. Charles PERRENS, le Centre VigilanS de Bordeaux se dote d’un Système d’Information dédié et adapté à l’activité à compter de début avril 2026. Les données des personnes prises en charge depuis 2019, année de mise en service de VigilanS Bordeaux, doivent donc faire l’objet d’une reprise sur ce nouveau système d’information, ce qui nécessite de s’assurer de leur bon traitement suite à la mise en production du logiciel.

Par conséquent, le rôle de l’adjoint administratif est de réaliser le traitement de l’information par la mise en forme, la saisie et la vérification des données structurées reprises dans le logiciel.


Description du poste :

Le CH Charles perrens recherche dès que possible un/e Adjoint/e Administratif/ve pour son unité VIGILANS - Centre répondant en CDD de 6 mois à temps plein.

Missions générales du poste :

· S’immerger auprès de l’équipe de VigilanS afin de saisir les spécificités de l’activité nécessaires à une reprise appropriée des données structurées

· Organiser la bonne reprise des données dans le nouveau logiciel dédié aux patients pour VigilanS

· Organiser les activités de traitement et de transmission de l’information

* Apporter un support à l’activité de secrétariat du Centre si besoin

Missions spécifiques du poste :

· Reprise des données

◦ Participer à la construction d’une méthodologie de reprise des données adaptée au logiciel, sous supervision de l’encadrement

◦ Mettre en forme les données conformément aux bonnes pratiques de saisie

◦ Vérifier la complétude des données et saisir si besoin les informations manquantes

· Gestion administrative

◦ Traitement des courriers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

◦ Transmissions des courriers pour demande de réponse ou d’information, au sein du service ou en externe, après validation par le médecin responsable ou selon les procédures définies au sein du secteur

◦ Préparation des dossiers, formalisation et reproduction de documents

· Accueil

◦ Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ou électroniques

◦ Accueil physique des autres publics (journalistes, politiques, professionnels, équipes d’autres Centres VigilanS de France, partenaires, etc.)

◦ Accueil des nouveaux membres de l’équipe






Profil recherché :

Diplôme et/ou qualification :

· Baccalauréat Sciences Médico-Sociales apprécié

· Niveau Bac dans l’assistanat, le secrétariat, le médico-social souhaité

· Expérience dans le domaine administratif souhaitée

· Connaissances du secteur sanitaire, social, médico-social appréciées

Connaissances :

* Principaux logiciels (Suite Microsoft Office et Open Office, Hôpital Manager)
* Bureautique, intranet/internet
* Dactylographie
* Connaissances du vocabulaire médical
* Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients

Savoir-faire :

· Savoir se situer dans le respect de la confidentialité et du secret professionnel

· Savoir communiquer et coopérer avec l'ensemble des acteurs de l’équipe de VigilanS, du Pôle PUMA et de la Mission Nationale d’Appui VigilanS

· Avoir des capacités d'organisation et d’anticipation

· Savoir travailler en collaboration avec les différents interlocuteurs

· Savoir rendre compte et manifester ses besoins

· Être en capacité de présenter le service.

Savoir être :

· Faire preuve de dynamisme et de réactivité

· Sens des responsabilités

· Savoir travailler avec des données de santé sensibles

· Aptitudes à la communication avec les patients, les familles, le personnel soignant

· Capacité au travail en collaboration

· Capacité à intervenir auprès d’une équipe pluridisciplinaire

Spécificités du poste :

· Type de contrat : CDD à temps plein 6 mois, durée évolutive selon les besoins

· Poste basé sur le Centre Hospitalier Charles Perrens, au sein des locaux hébergeant le 3114 et VigilanS

· Horaires en journée du lundi au vendredi

· Temps partiel envisageable