Charge(e) d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Définition du poste :
•Accueille, oriente, renseigne physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs internes et externes.
•Apporte un conseil sur les démarches à suivre et promeut les offres de service de la collectivité.
•Assure le contrôle de premier niveau des dossiers.
•Assure le secrétariat en appui des différents services administratifs
•Assure les permanences Etat Civil / Population Missions / conditions d'exercice Missions du poste :
•Oriente les administrés vers les services compétents
•Explique les procédures aux administrés
•Analyse la demande et apporte la réponse par le canal de contact le mieux adapté (téléphone, accueil physique, courriers et courriels)
•Contrôle la complétude des dossiers des services état civil, population, urbanisme…
•Traite les dossiers administratifs simples et prend en charge la pré-instruction des demandes avant leur transmission vers le service compétent
•Participe à la mise à jour de la documentation collective
•Traite et suit le courrier départ et arrivé – tenue à jour d’un chrono en lien avec les services
•Assure la continuité de l'information dans un cadre de gestion de crise Profils recherchés Connaissances :
•Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
•Maîtrise des outils bureautiques niveau avancé
•Techniques d’accueil
•Techniques de gestion des conflits
•Etat civil, Population, Urbanisme
•Expression orale
•Organisation

Savoir-faire :
•Accueillir et orienter des personnes,
•Expliquer
•Reformuler une demande
•Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
•S’exprimer à l’oral
•Prioriser
•Rédiger une lettre, un document, une note, un rapport
•Établir des tableaux de suivi
•Tenir à jour des plannings de réservation
•Instruire des dossiers en lien avec les services état civil et population
•Pré-instruire les dossiers d’urbanisme

Savoir être :
•Sens des relations humaines
•Capacité d’adaptation
•Faire preuve de diplomatie
•Sens de l’organisation
•Sens des responsabilités
•Sens de l’analyse
•Réactivité
•Maîtrise de soi
•Polyvalence

Spécificités :
•Permanence du samedi matin environ 1 sur 4
•Horaires fixes aux heures d’ouverture du public