Le poste
Envie d’un poste où chaque journée est différente, où vous touchez à tout et développez une vraie polyvalence ?
Alors, c’est ici que ça se passe !
Venez rejoindrez les équipes de Patrick, qui cherche à s'appuyer sur une personne de confiance pour l'aider dans la gestion de l'agence.
Vos missions consisteront en :
Gestion des dossiers réglementaires et autorisations administratives
1. Renseigner la plateforme de raccordement (ENEDIS)
2. Préparer les documents techniques (schémas, normes) pour les dossiers CONSUEL
3. Rédiger et déposer les Déclarations Préalables (DP) auprès des mairies
Administration des processus RH et obligations sociales
4. Collecter et transmettre les heures travaillées
5. Gérer les arrêts maladie et assurer leur transmission au service concerné
6. Organiser les rendez-vous avec la médecine du travail
Pilotage de la trésorerie et fiscalité liée au transport
7. Mettre à jour le tableau de trésorerie et anticiper les prélèvements futurs
8. Collecter et suivre les factures liées au carburant Poids Lourd (PL) et aux transports
Gestion de la facturation client et du financement
9. Préparer les factures clients (provisoires ou finales) et les demandes de facturation
10. Enregistrer et suivre les dossiers de financement clients
Contrôle du cycle fournisseur et justification des dépenses
11. Vérifier l’exhaustivité des justificatifs sur la plateforme de gestion des dépenses (Mooncard)
12. Saisir les bons de commande et assurer leur suivi
13. Réceptionner et classer les factures fournisseurs
Organisation logistique et suivi du matériel
14. Réserver les logements pour les salariés en déplacement
15. Suivre les dates de livraison du matériel et les reporter sur les fiches chantiers
16. Contrôler les Bons de Livraison (BL)
Planification et replanification des chantiers
17. Mettre à jour le planning du personnel (congés, absences)
18. Reporter les informations nécessaires à la replanification (météo, contraintes anticipées)
Exploitation des outils métiers et supervision technique
19. Saisir les données dans les logiciels internes (ERP)
20. Vérifier les projets sur Solaredge Designer et assurer leur transmission sur la plateforme
Maîtrise des systèmes d’information et reporting
21. Créer et mettre à jour des tableaux de suivi sous Excel
22. Concevoir des documents réglementaires via PowerPoint
Communication, accueil et conformité documentaire
23. Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et fournisseurs
24. Gérer le traitement des mails et du courrier
25. Identifier et mettre à jour les pièces justificatives arrivant à échéance
Poste sédentaire
Profil recherché
Qui êtes vous ?
26. Vous êtes polyvalent(e) et appréciez la diversité des tâches, qu’elles soient administratives, RH, financières, logistiques ou liées à la communication.
27. Vous êtes organisé(e) et capable de hiérarchiser les priorités pour respecter les délais et anticiper les imprévus.
28. Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques : vous maîtrisez Excel pour créer et suivre des tableaux, PowerPoint pour concevoir des documents, et vous savez utiliser des ERP ou plateformes métiers (ENEDIS, Solaredge Designer, Mooncard).
29. Vous êtes rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails, notamment dans le suivi des dossiers réglementaires, la facturation et la conformité documentaire.
30. Vous êtes communicant(e), avec une aisance relationnelle pour l’accueil physique et téléphonique, la coordination interne et les échanges avec les partenaires externes.
31. Vous êtes force de proposition, capable d’apporter des idées pour améliorer l’organisation et optimiser les processus.
32. Vous êtes adaptable, prêt(e) à jongler entre plusieurs missions et à réagir face aux aléas (replanification de chantiers, urgences administratives).
ENERGESIA s’engage à reconnaître et valoriser les compétences de chacun, sans distinction. Hommes, femmes, personnes en situation de handicap (RQTH)… ce qui nous importe, c’est votre expertise et votre motivation. Venez partager vos talents avec nous !
Chez Energesia, nous voulons un processus de recrutement simple et transparent :
33. Etape 1 : un premier échange de 45 minutes avec Floriane, chargée de recrutement
34. Etape 2 : Entretien d'environ 45 minutes avec Patrick, manager.
35. Etape 3 : On vous fait un retour sous 10 jours suite à ce dernier entretien
Compétences recherchées
36. Imprimer des documents techniques
37. Réaliser un reporting
38. Assurer un accueil téléphonique
39. Accueillir une clientèle
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